De Excel Afkickkliniek

Wanneer een handig spreadsheet langzaam een bedrijfsrisico wordt

Excel krijgt vaak de schuld van problemen waar het eigenlijk niets aan kan doen.

Laten we eerlijk zijn: Excel is fantastisch. Het is flexibel, laagdrempelig en vrijwel iedereen kan ermee werken. Je zet snel een berekening op, maakt een planning of bouwt een overzicht zonder dat daar direct een compleet softwareproject voor nodig is.

Vrijwel iedere organisatie gebruikt Excel. Terecht.

Het probleem ontstaat dan ook zelden op dag één.

Het begint meestal met een eenvoudige behoefte: een planning, een rapportage, een prijsberekening of een overzicht van klanten en projecten. Iemand maakt een spreadsheet en lost daarmee een concreet probleem op.

Iedereen blij.

Vervolgens groeit de organisatie. Er komen collega’s bij, nieuwe klanten, extra uitzonderingen en aanvullende wensen. Het bestand krijgt een nieuw tabblad. Daarna een formule. Vervolgens een macro. En omdat het toch al wordt gebruikt, voegen we daar ook de planning, urenregistratie of maandrapportage aan toe.

Zonder dat iemand daar bewust voor kiest, verandert een handig hulpmiddel langzaam in een bedrijfskritische applicatie.

Alleen wordt het nog steeds beheerd alsof het een spreadsheet is.

Lees ook: Excel vervangen door een webapp: wanneer is dat zinvol?

Hoe een spreadsheet onmisbaar wordt

De meeste complexe Excelbestanden zijn niet ontstaan doordat iemand vooraf besloot een compleet bedrijfssysteem in Excel te bouwen.

Ze zijn gegroeid.

Iedere aanpassing loste op dat moment een logisch probleem op:

• een extra kolom voor een nieuwe klantcategorie;
• een formule om een handmatige controle te voorkomen;
• een macro om gegevens uit verschillende bestanden samen te voegen;
• een nieuw tabblad voor een aanvullende rapportage;
• een koppeling met een ander systeem;
• een uitzondering voor één specifieke opdrachtgever.

Los van elkaar zijn het verstandige toevoegingen. Bij elkaar vormen ze na een paar jaar iets wat steeds meer op maatwerksoftware begint te lijken.

Het bestand bevat niet alleen gegevens, maar ook bedrijfsregels, processtappen, controles en historische kennis. Het bepaalt wie wat doet, hoe berekeningen worden uitgevoerd en wanneer iemand in actie moet komen.

Dat maakt het spreadsheet waardevol.

Maar ook kwetsbaar.

Wanneer moet je afkicken van Excel?

Er is niets mis met Excel. Een spreadsheet kan jarenlang precies de juiste oplossing zijn.

Er zijn alleen wel signalen dat je organisatie misschien iets té afhankelijk is geworden van één bestand.

Herkenbaar?

Symptoom 1: Paniek als één medewerker vrij is

Vrijwel iedere organisatie kent wel iemand die “het Excelbestand beheert”. Dat noemen we ook wel een single point of failure: één persoon, bestand of handeling waarvan een compleet proces afhankelijk is.

Deze persoon weet welke gegevens moeten worden geïmporteerd, welke tabbladen je vooral niet mag verwijderen en waarom de maandrapportage alleen werkt als je eerst op cel G42 klikt.

Andere collega’s gebruiken het bestand wel, maar begrijpen niet precies wat er onder de motorkap gebeurt.

Dat gaat goed zolang de beheerder beschikbaar is. Maar zodra diegene met vakantie gaat, ziek wordt of de organisatie verlaat, wordt duidelijk hoeveel kennis bij één persoon is terechtgekomen.

Het risico zit dan niet in Excel zelf, maar in de afhankelijkheid van één medewerker.

Symptoom 2: Het bestand is groter dan sommige applicaties

Ooit begon het met één tabblad.

Inmiddels bevat het bestand:

• 24 tabbladen;
• 18 draaitabellen;
• 7 macro’s;
• 14 verborgen kolommen;
• koppelingen naar drie andere bestanden;
• en 73 MB aan gegevens.

Op dat moment is er vaak iets interessants gebeurd. Het spreadsheet is niet langer alleen een spreadsheet. Het is ongemerkt uitgegroeid tot een applicatie.

Alleen ontbreekt meestal wat bij een echte bedrijfsapplicatie vanzelfsprekend is: een duidelijke beheeromgeving, gebruikersrechten, documentatie, automatische back-ups, logging en gecontroleerd versiebeheer.

Daardoor weet niemand met zekerheid welke versie actueel is, wie iets heeft aangepast of waarom een uitkomst ineens afwijkt.

Symptoom 3: Niemand durft een formule aan te raken

Iedere organisatie heeft er wel één.

Een cel met een formule van vier regels lang.

ALS.

ALS.

VERT.ZOEKEN.

INDEX.

VERGELIJKEN.

Nog een ALS.

En voor de zekerheid nóg een ALS.

Niemand weet precies waarom de formule werkt. Maar iedereen weet dat je er vooral vanaf moet blijven.

Zolang de uitkomst klopt, lijkt er weinig aan de hand. Het probleem wordt pas zichtbaar als een leverancier zijn prijsstructuur verandert, een collega een nieuwe categorie toevoegt of het proces moet worden aangepast.

Dan blijkt dat belangrijke bedrijfslogica is verstopt in formules die nauwelijks nog te controleren zijn.

Een kleine wijziging kan gevolgen hebben voor tientallen andere berekeningen. Zonder testomgeving ontdek je die gevolgen meestal pas nadat het bestand weer in gebruik is.

Symptoom 4: De macro komt uit mysterieuze bron

“Die macro? Geen idee wie die gebouwd heeft.”

“Volgens mij werkte hier vroeger iemand die dat kon.”

“Volgens Jan draait hij al jaren probleemloos.”

Dat klinkt grappig.

Totdat er iets moet worden aangepast. Of totdat een Office-update, beveiligingsinstelling of wijziging in een gekoppeld bestand ervoor zorgt dat de macro niet meer functioneert.

Dan blijkt dat een belangrijk proces afhankelijk is van code zonder eigenaar, documentatie of onderhoudsplan.

De macro kan technisch uitstekend zijn gebouwd. Maar als niemand meer weet wat de code doet, is iedere aanpassing een vorm van digitale archeologie.

Symptoom 5: Er circuleren meerdere versies

“Welke heb jij?”

“Volgens mij is ‘Planning_definitief_v3_nieuw.xlsx’ de laatste.”

“Nee, Sandra heeft gisteren nog een aangepaste versie rondgestuurd.”

Zodra meerdere mensen kopieën opslaan, mailen en aanpassen, ontstaan verschillende versies van de werkelijkheid. De ene medewerker werkt met oude tarieven, de andere met een gewijzigde planning en een derde heeft per ongeluk een formule overschreven.

Vervolgens gaat de meeste tijd niet zitten in het werk zelf, maar in de vraag welk bestand klopt.

Ook wordt het steeds moeilijker om te achterhalen wie welke wijziging heeft gedaan. Zeker wanneer het bestand gegevens bevat die bepalend zijn voor offertes, facturen, capaciteit of managementrapportages.

Symptoom 6: Handmatig overtypen is onderdeel van het proces

Veel Exceloplossingen staan niet op zichzelf. Gegevens worden gekopieerd uit het CRM, geëxporteerd uit het boekhoudpakket en daarna opnieuw ingevoerd in een planningsbestand.

Aan het einde van de maand worden de uitkomsten weer overgenomen in een rapportage.

Dat lijkt werkbaar, maar iedere handmatige overdracht kost tijd en introduceert een kans op fouten. Een regel wordt vergeten, een komma verschuift of een export bevat net een andere kolomvolgorde dan vorige maand.

Wanneer medewerkers structureel gegevens tussen Excel en andere systemen verplaatsen, is dat vaak een teken dat het bestand een ontbrekende koppeling probeert op te vangen.

Symptoom 7: Het bestand bepaalt hoe de organisatie werkt

Dit is misschien wel het belangrijkste signaal.

Mensen denken dat het spreadsheet een proces ondersteunt. In werkelijkheid ondersteunt het bestand het proces niet meer.

Het bestand is het proces geworden.

Planningen, rapportages, calculaties, registraties en controles lopen allemaal via hetzelfde document. Nieuwe medewerkers moeten niet alleen het werk leren, maar vooral begrijpen hoe het bestand wil dat zij werken.

Een proces aanpassen wordt daardoor lastig. Niet omdat de nieuwe werkwijze ingewikkeld is, maar omdat niemand precies weet welke formules, macro’s en tabbladen daardoor geraakt worden.

Als het bestand wegvalt, stopt een deel van de operatie.

Dan hebben we het niet meer alleen over Excel.

Dan hebben we het over bedrijfscontinuïteit.

Waarom organisaties zo lang blijven doorwerken

Meestal weet een organisatie best dat een bestand kwetsbaar is.

Toch blijft het jarenlang in gebruik.

Dat is ook logisch. Het spreadsheet bevat vaak veel waardevolle kennis en sluit precies aan op de dagelijkse praktijk. Een standaard softwarepakket kan die specifieke werkwijze niet altijd ondersteunen. Volledig opnieuw beginnen voelt kostbaar, risicovol en onnodig ingrijpend.

Bovendien geldt: zolang het bestand werkt, is er altijd iets belangrijkers te doen.

Totdat een belangrijke formule niet meer klopt, de beheerder vertrekt of het aantal gebruikers zo groot wordt dat samenwerken vrijwel onmogelijk is.

Dan moet er plotseling onder tijdsdruk een oplossing komen.

De beste aanpak begint daarom vóórdat het misgaat. Niet door Excel direct af te schaffen, maar door te onderzoeken welke rol het bestand werkelijk binnen de organisatie speelt. En welke kwetsbaarheden daarbij komen kijken.

Het doel is om de kennis en logica die al in het bestand zitten veilig te stellen en toekomstbestendig te maken.

Moet ieder complex Excelbestand een webapplicatie worden?

Nee.

Globaal zijn er drie mogelijke uitkomsten.

1. Excel kan gewoon blijven

Wanneer het bestand door weinig mensen wordt gebruikt, overzichtelijk is en geen groot bedrijfsrisico vormt, is vervangen waarschijnlijk niet nodig.

Soms zijn betere documentatie, duidelijke werkafspraken en een vaste eigenaar al voldoende.

2. Het bestand kan worden verbeterd

Misschien zit het probleem niet in Excel, maar in de manier waarop het bestand is opgebouwd of gebruikt.

Formules kunnen worden vereenvoudigd, macro’s kunnen worden gedocumenteerd en gegevens kunnen beter worden gestructureerd. Ook kan het helpen om losse versies samen te brengen en duidelijke toegangs- en beheerafspraken te maken.

3. Het proces is klaar voor een webapplicatie

Wanneer veel medewerkers tegelijk met dezelfde informatie werken, rechten belangrijk worden of het bestand met andere systemen moet communiceren, kan een webapplicatie een logische volgende stap zijn.

Je krijgt dan bijvoorbeeld:

• één centrale en actuele gegevensbron;
• persoonlijke accounts en gebruikersrechten;
• automatische koppelingen met andere systemen;
• controles op verplichte of onjuiste invoer;
• inzicht in wijzigingen en uitgevoerde acties;
• automatische rapportages;
• toegang via browser, zonder lokale bestanden;
• en een oplossing die makkelijker kan meegroeien met de organisatie.

De kennis uit het bestaande spreadsheet gaat daarbij niet verloren. Juist die vormt vaak het vertrekpunt voor de nieuwe applicatie.

Eerst begrijpen, dan moderniseren

Een Excelbestand dat al tien jaar wordt gebruikt, bevat vaak meer kennis dan op het eerste gezicht zichtbaar is.

In formules zitten prijsafspraken. In macro’s zitten processtappen. In verborgen tabbladen staan uitzonderingen die ooit om een goede reden zijn toegevoegd. Zelfs foutmeldingen kunnen iets vertellen over de manier waarop de organisatie werkt.

Daarom beginnen we bij Florijn niet met bouwen.

We beginnen met begrijpen.

Welke functie vervult het bestand? Wie gebruikt het? Welke gegevens gaan erin en welke uitkomsten komen eruit? Welke handelingen worden steeds opnieuw uitgevoerd? Waar zitten uitzonderingen? En met welke andere systemen moet informatie worden uitgewisseld?

Pas wanneer dat duidelijk is, bepalen we samen wat verstandig is.

Soms is dat een kleine verbetering.

Soms een koppeling.

En soms bouwen we het proces om tot een moderne webapplicatie die precies aansluit op de bestaande werkwijze, maar niet langer afhankelijk is van één bestand of één medewerker.

Geen standaardpakket waar de organisatie zich omheen moet vouwen, maar maatwerk gebaseerd op wat in de praktijk al werkt.

Tijd voor een intake?

Misschien staat er ergens binnen je organisatie een bestand met 27 tabbladen.

Misschien draait de maandrapportage op een macro uit 2014.

Misschien weet alleen Sandra hoe de planning werkt.

Dat is minder uitzonderlijk dan je denkt.

De vraag is niet óf er binnen je organisatie een kandidaat is voor de Excel Afkickkliniek. De vraag is vooral hoe afhankelijk je ervan bent geworden en wat er gebeurt wanneer het bestand morgen niet meer werkt.

Plan hier een vrijblijvende kennismaking in.