De Workaround-Wedstrijd: wat is de meest creatieve oplossing binnen jouw organisatie?

“Om deze rapportage te maken exporteren we eerst gegevens uit systeem A. Daarna bewerken we ze in Excel. Vervolgens slaan we alles op als PDF. Daarna importeren we de gegevens opnieuw in Excel.”

Als iemand dit hardop vertelt, klinkt het vaak absurd. Toch gebeurt het dagelijks.

Sterker nog: de meeste organisaties hebben één of meerdere processen waarbij medewerkers een reeks handmatige stappen uitvoeren die ooit logisch waren, maar inmiddels niemand meer ter discussie stelt.

Bij Florijn komen we ze regelmatig tegen. En eerlijk is eerlijk: sommige oplossingen zijn behoorlijk creatief. Dat bracht ons op een idee.

Wat is de meest bijzondere workaround binnen jouw organisatie?

Wat is eigenlijk een workaround?

Een workaround is een tijdelijke oplossing voor een probleem waarvoor geen structurele oplossing beschikbaar is.

Tenminste, dat is de theorie. In de praktijk gebeurt meestal iets anders.

Een medewerker loopt tegen een probleem aan. Er moet een rapportage worden gemaakt. Een systeem mist een functie. Twee applicaties kunnen niet met elkaar communiceren.

Dus wordt er een praktische oplossing bedacht. Een exportje, een extra Excelbestand, een handmatige controle of een lijstje naast het systeem.

En het werkt. Probleem opgelost. Voor nu.

Het bijzondere van tijdelijke oplossingen

Veel workarounds zijn ontstaan door slimme medewerkers. Niet door slechte software. Niet door slechte processen. Maar door mensen die hun werk gedaan moesten krijgen. Dat verdient eigenlijk meer waardering dan kritiek.

Het probleem is alleen dat tijdelijke oplossingen zelden tijdelijk blijven. Een workaround die vandaag vijf minuten kost, wordt morgen onderdeel van het proces. Volgende maand komt er een extra stap bij. Daarna nog één. En voor je het weet is een tijdelijke oplossing uitgegroeid tot een cruciaal onderdeel van de dagelijkse operatie.

Niemand heeft daar bewust voor gekozen. Het is gewoon langzaam ontstaan.

De meest voorkomende workarounds

Als we organisaties vragen waar tijd verloren gaat, komen opvallend vaak dezelfde voorbeelden naar voren.

De rapportage-estafette

Gegevens exporteren uit systeem A → Importeren in Excel → Controleren → Opslaan als PDF → Versturen → Opnieuw verwerken.

Dubbele invoer

Hetzelfde klantgegeven invoeren in meerdere systemen. Niet omdat medewerkers dat graag doen, maar omdat systemen niet gekoppeld zijn.

Het Excelbestand naast het systeem

Het officiële systeem bestaat. Maar daarnaast bestaat ook nog een spreadsheet. “Voor de zekerheid.” Die spreadsheet bevat na verloop van tijd steeds meer informatie. Uiteindelijk vertrouwen medewerkers het Excelbestand meer dan het systeem zelf.

Het proces dat alleen werkt als Peter aanwezig is

Sommige workarounds zitten niet in bestanden, maar in mensen. Jeff weet welke uitzonderingen bestaan. Sandra weet hoe de rapportage moet worden gecorrigeerd. Jan weet welke gegevens eerst moeten worden aangepast voordat alles goed werkt. De workaround is feitelijk een persoon geworden.

Waarom workarounds waardevol zijn

Dat klinkt misschien vreemd. Maar workarounds zijn vaak ontzettend interessant. Ze laten precies laten zien waar een proces knelt. Iedere workaround vertelt hetzelfde verhaal: “Het proces ondersteunt het werk niet volledig.”

En juist daarom zijn workarounds waardevolle signalen.

Ze laten zien:

• waar informatie ontbreekt;
• waar systemen niet aansluiten;
• waar handmatig werk ontstaat;
• waar processen onnodig complex zijn;
• waar automatisering mogelijk waarde toevoegt.

De fout die veel organisaties maken

Wanneer een workaround wordt ontdekt, ontstaat vaak direct de neiging om deze weg te halen. Maar daarmee verdwijnt het onderliggende probleem niet. Sterker nog: soms maak je het werk alleen maar lastiger. Een workaround bestaat meestal met een reden.

De interessante vraag is daarom niet: “Hoe komen we van deze workaround af?” Maar: “Waarom bestaat deze workaround eigenlijk?”

Dat is vaak waar de echte oorzaak zichtbaar wordt.

Een eenvoudige test

Loop eens een afdeling binnen en stel één vraag: “Welke handmatige stap in jouw werk zou je het liefst morgen laten verdwijnen?” De kans is groot dat je geen ingewikkeld antwoord krijgt.

Meestal horen we dingen als:

• “Deze gegevens steeds opnieuw invoeren.”
• “Deze rapportage handmatig samenstellen.”
• “Steeds informatie uit meerdere systemen verzamelen.”
• “Deze controle iedere maand opnieuw uitvoeren.”

Dat zijn zelden de grootste processen binnen een organisatie. Maar vaak wel de processen waar structureel tijd verloren gaat.

De winnaar van de Workaround-Wedstrijd

Misschien bestaat er binnen jullie organisatie een planning die afhankelijk is van acht Excelbestanden. Misschien wordt een rapportage samengesteld via drie systemen, twee exports en één macro. Misschien is er een document waarvan niemand weet wie het ooit heeft gemaakt.

Dat is minder uitzonderlijk dan veel organisaties denken.

De winnaar van de Workaround-Wedstrijd is waarschijnlijk niet de organisatie met de gekste oplossing. Het is de organisatie die ontdekt waarom die oplossing ooit nodig was.

Want achter vrijwel iedere workaround schuilt een proces dat slimmer, eenvoudiger of beter ingericht kan worden.

En daar begint vaak de grootste winst.

Wat is de meest creatieve workaround binnen jouw organisatie?