De Digitale Archeologische Dienst

Welke digitale artefacten liggen er verborgen binnen jullie organisatie?

Een archeoloog begint met kijken.

• Wat ligt hier eigenlijk?
• Hoe is dit ontstaan?
• Welke rol heeft het gespeeld?
• En waarom is het bewaard gebleven?

Eigenlijk zouden organisaties precies hetzelfde moeten doen, want iedere organisatie bouwt digitale geschiedenis op.

Misschien begon het met een Excelbestand om een planning bij te houden, een Access-database voor een specifieke registratie, een SharePoint-lijst voor een tijdelijk project of een macro die een medewerker bouwde om een maandrapportage sneller af te ronden.

Op dat moment waren dat vaak uitstekende oplossingen. Ze sloten aan op de behoefte van dat moment. Ze werkten. En juist daarom bleven ze bestaan.

Wanneer wordt een hulpmiddel een fundament?

Organisaties staan niet stil. Er komen collega’s bij, klanten groeien, wetgeving verandert, nieuwe systemen worden toegevoegd en rapportages worden uitgebreid.

De organisatie ontwikkelt zich voortdurend. De oorspronkelijke oplossing blijft ondertussen vaak gewoon haar werk doen. Soms decennialang. Daardoor verandert ongemerkt de scope. Wat ooit een handig hulpmiddel was, ondersteunt nu misschien een volledig bedrijfsproces.

Digitale artefacten

Wij noemen dit digitale artefacten. Niet alleen omdat ze oud zijn.

Maar omdat ze iets vertellen over de geschiedenis van een organisatie. Ze laten zien hoe processen zijn ontstaan. Hoe medewerkers problemen hebben opgelost. Hoe afdelingen zijn gegroeid. En hoe de organisatie zich in de praktijk heeft ontwikkeld.

Dat ene Excelbestand, die Access-applicatie, die VBA-macro of dat formulier. Allemaal onderdeel van een IT-landschap dat in de loop der jaren is opgebouwd.

De Digitale Opgraving

Geen technische inventarisatie. Geen verkoopgesprek.

Bij Florijn beginnen we niet met de vraag: “Welke software wilt u vervangen?”

We beginnen met een andere vraag. Waar draait de organisatie vandaag eigenlijk op?

• Welke oplossingen zijn er?
• Waarom bestaan ze?
• Welke processen zijn daaromheen ontstaan?
• Waar zit kennis verborgen?
• En waar is de organisatie inmiddels verder gegroeid dan de oorspronkelijke oplossing ooit hoefde te ondersteunen?

Pas als dat duidelijk is, kun je een goede beslissing nemen. Soms blijkt dat een bestaande oplossing nog jarenlang prima voldoet. Soms zijn kleine verbeteringen voldoende. En soms is de organisatie simpelweg uit haar huidige oplossing gegroeid en is een webapplicatie de logische volgende stap.

Welke digitale artefacten liggen er verborgen binnen jullie organisatie?

Grote kans dat ze niet op een projectlijst staan en nooit bewust zijn ontworpen als bedrijfskritisch systeem. Toch vormen ze vaak het fundament onder processen die dagelijks onmisbaar zijn. De eerste stap is daarom niet vervangen, maar ontdekken.

Tijdens een kennismakingsgesprek onderzoeken we hoe jullie processen in de praktijk werken, welke systemen echt waarde toevoegen en waar de organisatie inmiddels verder is gegroeid dan de oorspronkelijke oplossing.

→ Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek