Excel vervangen door een webapp: wanneer is dat zinvol?

Veel organisaties vragen zich af:

“Moeten we van Excel af?”

Het eerlijke antwoord is:

Niet altijd.

Excel is nog steeds een uitstekend hulpmiddel.

Het probleem ontstaat meestal niet door Excel zelf. Het probleem ontstaat wanneer een spreadsheet langzaam breder en breder wordt en het processen beheert waarvoor het nooit bedoeld was.

Lees ook: waarom veel organisaties blijven hangen in Excel.

Wanneer Excel vaak voldoende blijft

  • Persoonlijk gebruik;
  • beperkte datasets;
  • enkele gebruikers;
  • eenvoudige berekeningen of planningen;
  • tijdelijke oplossingen.

Dan kan Excel jarenlang prima functioneren.

Wanneer een webapp interessant wordt

Een webapp wordt vaak interessant wanneer:

  • meerdere medewerkers tegelijk werken;
  • gegevens centraal moeten staan;
  • processen belangrijk worden voor de organisatie;
  • autorisaties nodig zijn;
  • fouten kostbaar worden;
  • koppelingen gewenst zijn.

Het grote verschil

Bij Excel staat vaak het bestand centraal.

Bij een maatwerj webapp staat het proces centraal.

Dat merk je direct in de praktijk.

Iedereen werkt met dezelfde actuele gegevens. Er is geen discussie over versies of kopieën van bestanden. Daarnaast kunnen gebruikers rechten krijgen op basis van hun rol. Een medewerker ziet andere informatie dan een manager of beheerder. Een webapp is bovendien overal bereikbaar via een browser. Op kantoor, thuis of onderweg. Koppelingen met andere systemen, automatische meldingen en centrale gegevensopslag worden daardoor een stuk eenvoudiger.

Het gevolg? Meer overzicht, minder handmatig werk en minder tijdverlies door fouten of onduidelijkheid.

Lees hier alles over de migratie van Access of Excel naar een maatwerk webapplicatie.

De vraag is niet: moeten we Excel vervangen?

De betere vraag is:

“Helpt Excel ons nog voldoende bij het proces dat we willen ondersteunen?”

Dat is het moment waarop Florijn meestal wordt ingeschakeld.

Veelgestelde vragen

Is een webapp beter dan Excel?

Niet per definitie.

Excel is een uitstekende oplossing voor berekeningen, analyses en kleinere administraties. Een webapp wordt vaak interessanter wanneer meerdere medewerkers met dezelfde gegevens werken, processen complexer worden of fouten meer impact krijgen.

Wanneer wordt Excel een risico voor een organisatie?

Dat verschilt per situatie. Vaak ontstaan risico’s wanneer een organisatie afhankelijk wordt van één bestand, één medewerker of complexe macro’s. Ook versiebeheer en handmatige controles zorgen regelmatig voor problemen.

Kan een bestaand Excel-bestand worden omgezet naar een webapp?

Ja. In veel gevallen kunnen berekeningen, formulieren, rapportages en bedrijfsregels worden overgenomen. Daarbij kijken we niet alleen naar wat het Excel-bestand doet, maar vooral naar het proces dat het ondersteunt.

Moet alles opnieuw worden gebouwd?

Nee.

Vaak blijft de bestaande werkwijze grotendeels herkenbaar. Het doel is niet om werk ingewikkelder te maken, maar juist eenvoudiger. Daarom behouden we wat goed werkt en verbeteren we waar dat waarde toevoegt.

Wat zijn de voordelen van een webapp ten opzichte van Excel?

Een webapp biedt onder andere:

  • één centrale gegevensbron;
  • toegang via iedere browser;
  • samenwerken zonder versieproblemen;
  • rollen en gebruikersrechten;
  • automatische controles;
  • koppelingen met andere systemen;
  • eenvoudiger beheer en onderhoud.

Wat kost het om een Excel-bestand om te zetten naar een webapp?

Onze maatwerk webapplicaties beginnen bij €299,00.-. Alleen wanneer de omvang van het proces erg groot is, de gewenste functionaliteiten heel uitgebreid zijn en bij eventuele koppelingen met andere systemen kunnen de kosten hoger liggen.