Datagedreven roosteren met Power BI

bij Universiteit Leiden

De vraag vanuit de klant

Binnen Universiteit Leiden werd de bezetting van onderwijszalen jarenlang geregeld met behulp van Excel-rapportages, gebaseerd op data uit een SSAS-kubus (SQL Server Analysis Services). Dat datamodel haalde zijn informatie uit een database, waarin alle roosterinformatie werd vastgelegd. Maar deze werkwijze had beperkingen: inzichten waren statisch, het werken met Excel-exports was tijdrovend en het combineren van verschillende gegevensbronnen was lastig.

De universiteit zocht naar een moderne oplossing, waarmee roosteraars en facilitair managers eenvoudig inzicht kregen in de actuele en historische zaalbezetting en waarmee het eenvoudiger werd om verschillende overzichten met elkaar te combineren.

Onze Power BI-oplossing

De oplossing werd gevonden in Power BI. Het bestaande SSAS-model is daarbij losgelaten en vervangen door een nieuwe datakoppeling vanuit Power BI, rechtstreeks aangesloten op het roosterprogramma van de universiteit. Alle zaalboekingen worden nu automatisch uitgelezen en verwerkt in overzichtelijke dashboards.

In Power BI zijn diverse dashboards ontwikkeld die roosteraars en facilitair managers inzicht geven in:

de bezetting per zaal;
bezettingsgraden over tijd (per dag, week, maand, jaar);
vergelijkingen tussen geplande en daadwerkelijke zaalbezetting;
inzicht in onder- of overbezetting;
trendanalyses voor toekomstig gebruik.

Hoewel de daadwerkelijke aanwezigheid in de zalen nog altijd handmatig gecontroleerd en ingevoerd moet worden, is de terugkoppeling naar de roosteraars sterk verbeterd. Informatie over lege zalen of onderbezetting is nu snel zichtbaar, wat het gesprek met gebruikers en planners faciliteert.

De dashboards in Power BI bieden veel meer flexibiliteit dan de oude Excel-rapportages. Roosteraars kunnen eenvoudig doorklikken op specifieke zalen, tijdsperioden of gebouwen. Bovendien zijn verschillende overzichten direct tegen elkaar af te zetten, waardoor sneller gestuurd kan worden op efficiënt ruimtegebruik.

Contact

Over Universiteit Leiden

Universiteit Leiden is de oudste universiteit van Nederland en behoort tot de top van internationale onderzoeksuniversiteiten. Met ruim 30.000 studenten en bijna 7.000 medewerkers verspreid over verschillende locaties in Leiden en Den Haag, is een efficiënte inzet van onderwijszalen van groot belang. Door de inzet van Power BI heeft Universiteit Leiden nu veel beter grip op haar zaalbezetting en kan ze datagedreven beslissingen nemen rondom roostering en ruimtegebruik.

Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen?

Neem vandaag nog contact op! We denken graag met je mee.

Contact Gratis consult

Of schakel direct met Martijn Wijnen

Directeur

martijn@florijn.com