10 signalen dat je Excel bent ontgroeid

Veel organisaties werken dagelijks met Excel. Terecht ook. Excel is flexibel, snel op te zetten en voor veel toepassingen meer dan voldoende.

Het probleem ontstaat meestal niet doordat Excel tekortschiet. Het probleem ontstaat doordat organisaties groeien. Wat ooit begon als een handig hulpmiddel, wordt langzaam een bedrijfskritisch onderdeel van het proces. En dan veranderen de risico’s.

Herken je meerdere van onderstaande signalen? Dan is het misschien niet Excel dat moet veranderen, maar de manier waarop het proces wordt ondersteund.

Lees ook: Excel vervangen door een webapp: wanneer is dat zinvol?

1. Meerdere medewerkers werken tegelijk in hetzelfde bestand

Ooit gebruikte één persoon het bestand. Nu werken er vijf, tien of misschien zelfs twintig mensen mee.

Daardoor ontstaan problemen zoals:

  • verschillende versies;
  • overschreven gegevens;
  • conflicten;
  • onduidelijkheid over welke versie klopt.

Zodra meerdere mensen afhankelijk zijn van dezelfde informatie, wordt samenwerking belangrijker dan het bestand zelf.

2. Er zit steeds meer logica in Excel

Het bestand bevat inmiddels:

  • complexe formules;
  • draaitabellen;
  • macro’s;
  • VBA-code;
  • geavanceerde berekeningen.

Excel doet dan niet alleen administratie. Het voert bedrijfslogica uit. En dat is vaak een teken dat een spreadsheet langzaam verandert in een applicatie.

3. Niemand durft wijzigingen door te voeren

De bekende uitspraak: “Blijf daar maar vanaf, anders werkt straks niets meer.”

Komt dit bekend voor?

Dan is er meestal sprake van:

  • onvoldoende documentatie;
  • onduidelijke afhankelijkheden;
  • kennis die bij één persoon zit.

Dat maakt een bestand kwetsbaar.

4. Je bent afhankelijk van één medewerker

Als die collega ziek wordt, op vakantie gaat of een andere baan krijgt ontstaat direct onzekerheid. Omdat niemand weet hoe het systeem werkt.

5. Rapportages kosten veel handmatig werk

Iedere maand dezelfde handelingen:

  • gegevens exporteren;
  • plakken;
  • controleren;
  • corrigeren;
  • opnieuw berekenen.

Dat voelt vaak normaal. Totdat iemand uitrekent hoeveel uren ermee gemoeid zijn.

Handmatig werk dat regelmatig terugkomt, is vaak een aanwijzing dat een proces verder geautomatiseerd kan worden.

Lees ook: De verborgen kosten van Excel binnen organisaties

6. Het bestand wordt steeds groter

Meer tabbladen, meer gegevens, meer berekeningen en meer gebruikers.

Steeds vaker wordt het bestand: traag, instabiel of/en lastig te openen. Dat zijn vaak geen Excel-problemen. Dat zijn groeiproblemen.

7. Het bestand stuurt bedrijfsprocessen aan

Excel wordt gebruikt voor de:

  • planning;
  • offertes;
  • urenregistratie;
  • productie;
  • voorraadbeheer;
  • projectadministratie.

Op dat moment ondersteunt Excel niet langer het proces. Het proces draait op Excel. Dat is een belangrijk verschil.

8. Gegevens worden op meerdere plekken ingevoerd

Een medewerker voert gegevens in: Excel, maar ook in het ERP, CRM en of een formulier.

Daardoor ontstaat dubbel werk, meer kans op fouten en meer handmatige tijdrovende controles. Niet omdat medewerkers onzorgvuldig werken. Maar omdat systemen niet goed samenwerken.

9. Er bestaan meerdere versies van de waarheid

Eén bestand op de server, er is minimaal één lokale kopie, één versie in de mail en één versie op Teams.

De vraag wordt dan: “Welke cijfers zijn eigenlijk correct?”. Als die vraag regelmatig gesteld wordt, is het proces vaak toe aan een volgende stap.

10. Niemand weet wat vervangen zou kosten

Dit is misschien wel het belangrijkste signaal. Iedereen weet dat het huidige bestand niet ideaal is.

Maar niemand durft eraan te beginnen. Waarom? Omdat niemand overzicht heeft van de afhankelijkheden, processen, gebruikers en risico’s. Daardoor blijft een tijdelijke oplossing jarenlang bestaan.

Niet omdat het de beste oplossing is. Maar omdat veranderen spannend voelt.

Excel is niet het probleem

Laten we duidelijk zijn. Excel is een uitstekend hulpmiddel. Veel organisaties kunnen er prima mee uit de voeten.

De vraag is niet:

Moeten we van Excel af?

De vraag is:

Past Excel nog bij de manier waarop onze organisatie vandaag werkt?

Want wat ooit een slimme oplossing was, kan na verloop van tijd een rem op groei worden. En meestal merk je dat niet in één keer. Je merkt het aan kleine signalen. Aan extra controles en handmatig werk. Aan afhankelijkheid van één bestand of één medewerker.

En vaak is dat precies het moment waarop het verstandig wordt om eens te kijken welke oplossing het beste past bij de organisatie van nu.