De verborgen kosten van Excel binnen organisaties

Excel lijkt goedkoop.

Dat maakt het aantrekkelijk.

Vrijwel iedere organisatie gebruikt het. En terecht. Excel is flexibel, snel beschikbaar en voor veel toepassingen een prima oplossing.

Maar er is een verschil tussen een handig hulpmiddel en een bedrijfskritisch systeem.

Veel organisaties beginnen met een spreadsheet om iets tijdelijk of eenvoudig te regelen. Een planning, een calculatie, een registratie of een overzicht. Vervolgens groeit het bestand mee met het bedrijf.

En voordat iemand het doorheeft, draait een belangrijk proces volledig op Excel.

Dan ontstaat een interessante vraag: “wat kost Excel eigenlijk echt?”

Niet qua licenties.

Maar qua tijd, fouten, afhankelijkheid en frustratie.

Een fout in Excel ontstaat sneller dan veel mensen denken.

Een formule wordt overschreven.

Een cel wordt per ongeluk aangepast.

Een kolom wordt verkeerd gesorteerd.

Een medewerker werkt in een verouderde versie.

Meestal zijn het geen grote fouten.

Maar juist kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.

Een verkeerde rapportage.

Een onjuiste calculatie.

Een foutieve planning.

En vaak zit de grootste kostenpost niet in de fout zelf.

Maar in de tijd die nodig is om uit te zoeken waar het misging.

Veel organisaties besteden opvallend veel tijd aan het controleren van gegevens die eigenlijk direct betrouwbaar zouden moeten zijn.

Iedere organisatie kent ze.

• Definitief.xlsx
• Definitief_v2.xlsx
• Definitief_nieuw.xlsx
• Definitief_nu_echt_definitief.xlsx

Het lijkt grappig.

Totdat iemand een beslissing neemt op basis van de verkeerde versie.

Wanneer bestanden via e-mail, Teams, netwerkshares of persoonlijke mappen worden gedeeld, ontstaat al snel onduidelijkheid.

Welke versie is actueel?

Wie heeft de laatste wijziging gedaan?

Waarom verschillen de cijfers van vorige week?

Het gevolg is dat medewerkers tijd besteden aan het achterhalen van de juiste informatie in plaats van het gebruiken ervan.

Misschien wel de meest onderschatte kostenpost.

In veel organisaties is er één persoon die precies weet hoe alles werkt.

Die medewerker heeft het Excel-bestand ooit gebouwd, uitgebreid en aangepast.

Zolang die persoon aanwezig is, lijkt dat geen probleem.

Maar wat gebeurt er als diegene op vakantie gaat?

Of van functie verandert?

Of de organisatie verlaat?

Dan blijkt vaak hoeveel kennis er verborgen zit in formules, macro’s, tabbladen en uitzonderingen.

Het risico zit niet in Excel zelf.

Het risico zit in de afhankelijkheid van personen in plaats van processen.

Macro’s lossen problemen op, maar creëren soms nieuwe

Veel organisaties hebben slimme automatiseringen gebouwd met VBA en macro’s.

Daar is niets mis mee.

Sterker nog, vaak hebben die oplossingen jarenlang uitstekend gewerkt.

Maar na verloop van tijd ontstaat regelmatig een nieuwe uitdaging.

Niemand weet meer precies hoe de automatisering werkt.

Aanpassingen worden spannend.

Updates veroorzaken onverwachte problemen.

En uitbreidingen kosten steeds meer tijd.

Wat ooit een slimme oplossing was, groeit langzaam uit tot iets waar niemand meer aan durft te komen.

De manier waarop organisaties werken is veranderd.

Teams werken vanuit verschillende locaties.

Collega’s werken thuis.

Afdelingen moeten sneller informatie delen.

Juist daar lopen veel Excel-oplossingen tegen grenzen aan.

Wanneer meerdere mensen tegelijkertijd met dezelfde gegevens werken, ontstaan sneller conflicten, dubbele invoer en controleslagen.

Niet omdat medewerkers hun werk niet goed doen.

Maar omdat het hulpmiddel nooit ontworpen was voor die manier van samenwerken.

De verborgen kosten van groei

Veel Excel-bestanden groeien mee met de organisatie.

Dat is vaak precies waarom ze ooit succesvol waren.

Alleen komt er een moment waarop groei ook complexiteit toevoegt.

Meer gegevens.

Meer gebruikers.

Meer uitzonderingen.

Meer tabbladen.

Meer afhankelijkheden.

Daardoor neemt niet alleen het bestand toe in omvang, maar ook de tijd die nodig is om het te beheren.

Wat ooit overzicht gaf, begint langzaam juist voor onoverzichtelijkheid te zorgen.

Bij Florijn zien we regelmatig organisaties die denken dat ze een softwareprobleem hebben.

Maar vaak ligt de uitdaging ergens anders.

Het gaat niet om Excel.

Het gaat om het proces dat Excel ondersteunt.

Soms blijkt een paar verbeteringen voldoende.

Soms kan automatisering handmatig werk wegnemen.

En soms is een webapp een logische volgende stap omdat het proces daar inmiddels beter bij past.

Daarom starten we niet met technologie.

We beginnen met begrijpen hoe mensen werken, waar tijd verloren gaat en welke problemen daadwerkelijk opgelost moeten worden.

Excel is niet duur.

De vraag is alleen of het proces eromheen dat inmiddels wel is.

Wanneer medewerkers veel tijd besteden aan controleren, corrigeren, zoeken naar versies en handmatig werk, dan zitten daar vaak verborgen kosten die groter zijn dan gedacht.

En juist daar liggen meestal de grootste verbeterkansen.

Benieuwd of jouw Excel-oplossing nog past bij de manier waarop je organisatie vandaag werkt? Lees dan ook ons artikel over de overstap van Excel of Access naar een online webapp.