Van Excel naar een webapp zonder het wiel opnieuw uit te vinden

Een veelgehoorde zorg tijdens gesprekken met organisaties: “Dan moeten we zeker alles anders gaan doen?”

Dat klinkt logisch.

Veel Excel-oplossingen zijn namelijk niet zomaar bestanden. Ze zijn vaak jarenlang doorontwikkeld. Formules zijn verfijnd, controles zijn toegevoegd en processen zijn aangepast op basis van praktijkervaring.

Daar zit veel kennis in.

En juist daarom is het meestal geen goed idee om alles zomaar weg te gooien.

Wanneer we een Excel-bestand bekijken, kijken we niet alleen naar de spreadsheet zelf.

We kijken naar het verhaal erachter.

Waarom is het ooit gemaakt?

Welke problemen lost het op?

Welke stappen volgen medewerkers iedere dag?

En welke onderdelen voorkomen fouten?

Vaak zien we dat een Excel-oplossing jarenlang heeft geholpen om een proces beheersbaar te maken.

Dat is waardevol.

Bij een overstap naar een webapp beginnen we daarom niet met programmeren.

We beginnen met vragen stellen.

Bijvoorbeeld:

• Welke berekeningen zijn essentieel?
• Welke controles voorkomen fouten?
• Welke stappen kosten veel tijd?
• Welke informatie wordt dubbel ingevoerd?
• Welke uitzonderingen komen regelmatig voor?

Juist in die details zit vaak de werkelijke waarde van een bestaande oplossing.

Veel organisaties zijn bang dat ze opnieuw moeten beginnen.

In de praktijk blijkt meestal dat er al heel veel goed werkt.

Een veelgemaakte fout bij softwareprojecten is dat bestaande spreadsheets één-op-één worden nagebouwd.

Dat lijkt logisch.

Maar het levert niet altijd de beste oplossing op.

Wanneer je een webapp bouwt, ontstaat de kans om kritischer naar het proces te kijken.

Waarom worden bepaalde gegevens drie keer ingevoerd?

Waarom worden rapportages handmatig samengesteld?

Waarom zijn er zoveel controles nodig?

Soms blijkt dat stappen die ooit noodzakelijk waren tegenwoordig volledig geautomatiseerd kunnen worden.

Dat is vaak minder dan mensen denken.

De werkwijze blijft meestal herkenbaar.

Gebruikers voeren nog steeds informatie in.

Rapportages blijven beschikbaar.

Berekeningen blijven bestaan.

Maar achter de schermen wordt veel eenvoudiger geregeld.

Dat betekent vaak:

• minder klikken;
• minder handmatige invoer;
• minder kans op fouten;
• minder dubbel werk;
• meer overzicht;
• sneller toegang tot informatie.

En misschien nog belangrijker: minder afhankelijkheid van individuele bestanden.

Stel dat een afdeling werkt met een Excel-bestand voor projectadministratie.

Ooit begon dat met één tabblad.

Inmiddels zijn er vijftien tabbladen.

Verschillende medewerkers vullen gegevens in.

Rapportages worden handmatig samengesteld.

En één collega weet precies hoe alle formules werken.

De oplossing hoeft dan niet te zijn om alles volledig anders te doen.

Vaak is het voldoende om dezelfde logica onder te brengen in een centrale webapp.

Het proces blijft herkenbaar.

Alleen het beheer wordt eenvoudiger.

Bij Florijn geloven we niet dat iedere spreadsheet vervangen moet worden.

Soms werkt Excel nog prima.

Soms zijn een paar verbeteringen voldoende.

En soms is een webapp de logische volgende stap.

Het doel is niet om Excel te vervangen.

Het doel is om het werk makkelijker, sneller en betrouwbaarder te maken.

Moet alles opnieuw worden gebouwd als ik van Excel naar een webapp ga?

Nee. Vaak kunnen berekeningen, processen, rapportages en controles grotendeels worden overgenomen.

Wat zijn de voordelen van een webapp ten opzichte van Excel?

Een webapp maakt samenwerken eenvoudiger, voorkomt versieproblemen en biedt meer mogelijkheden voor autorisaties, automatisering en koppelingen.

Is iedere Excel-oplossing geschikt voor een webapp?

Niet altijd. Daarom is het belangrijk om eerst te kijken welk probleem de spreadsheet oplost en of een webapp daadwerkelijk meerwaarde biedt.