Van Excel naar een integrale verkoopapplicatie

bij Volvo Trucks

De vraag vanuit de klant

Bij Volvo Trucks verliep het verkoop- en afleverproces van grotere bestellingen (fleet sales) grotendeels handmatig. Denk aan orders vanaf tien trucks, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn: verkoop, werkplaats, planning en administratie. Dit zorgde voor onoverzichtelijke communicatie, foutgevoeligheid en veel handmatige updates vanuit de werkplaats. Ook het geven van updates aan klanten was lastig, omdat er weinig centraal inzicht was in de voortgang van een order. Volvo zocht een manier om dit proces te digitaliseren, te standaardiseren en beter te beheersen van verkoop tot aflevering.

Onze oplossing

We ontwikkelden een maatwerkapplicatie, waarmee het volledige verkoop- en afleverproces digitaal werd vastgelegd en gestuurd. De applicatie is specifiek gericht op fleet sales: bestellingen van meer dan tien trucks. Door het proces volledig te digitaliseren ontstond er een centrale plek, waarin alle betrokken afdelingen konden (samen)werken en communiceren.

De kern van de oplossing bestaat uit:

een interne applicatie gekoppeld aan bestaande systemen, zoals het RDW-registratiesysteem;
een centrale workflow die de status van elke bestelling inzichtelijk maakt; van verkoop tot aflevering;
een takenmodule, waarmee werkplaatsmedewerkers stap voor stap kunnen afvinken wat er al gedaan is per truck;
een centraal planningsoverzicht voor alle trucks binnen een bestelling;
automatische meldingen en updates richting de betrokken afdelingen;
volledige historie van een order, inclusief alle wijzigingen.

Contact

Hierdoor is het proces:

efficiënter geworden: minder dubbel werk en/of handmatige afstemming;
transparanter: real-time inzicht in de status van elke truck;
klantvriendelijker: doordat sales beter geïnformeerd is en klanten daardoor duidelijker geïnformeerd kunnen worden.

Na een succesvolle introductie in Nederland is het systeem inmiddels ook in gebruik genomen door Volvo Noorwegen.

Contact

Over Volvo Trucks

Volvo Trucks is onderdeel van de Volvo Group, een van de grootste fabrikanten van trucks, bussen en bouwmachines ter wereld. Binnen Europa speelt Volvo Trucks een toonaangevende rol, met een sterke focus op innovatie, veiligheid en duurzaamheid. Fleet sales, het in één keer verkopen van grotere aantallen voertuigen, is een belangrijk onderdeel van hun zakelijke propositie. In deze tak zijn efficiëntie, overzicht en foutloze communicatie essentieel.