Meerdere vestigingen,

één Power BI rapportagetool

voor financiële prognoses

 

voor E&A Scheer

 

A&E Scheer

Power BI Rapportagetool voor meerdere vestigingen

Om je financiën overzichtelijk te houden, prognoses te maken, beslissingen te nemen, oftewel om je bedrijf gezond te houden, is overzicht nodig. En actuele cijfers. Om dat goed te doen, is op zich al een hele klus, laat staan als je meerdere (internationale) vestigingen hebt. E&A Scheer, master blender en global supplier van rum, deed dit lange tijd handmatig. Maar naarmate ze goeiden en er meer producten en klanten bijkwamen, werd het tijd om hun financiële rapportages onder de loep te nemen. En om te bouwen naar een krachtiger en betrouwbaarder tool. In Power BI.

Rapportagetool in Power BI

Van handmatig naar geautomatiseerd

In de financiële rapportages van E&A Scheer worden de in- en verkoopcijfers gerapporteerd en de financiële situatie beschreven van zowel het moederbedrijf E&A Scheer als het dochterbedrijf The Main Rum Company gevestigd in Liverpool. De rapportages worden voorbereid in Excel en daarna in rapporten en grafieken gegoten. 

De moeilijkheid is dat beide bedrijven verschillende financiële pakketten gebruiken. Voor het samenstellen van de rapporten is er een master werkboek in Excel ontwikkeld, waarin alle rapportageonderdelen en grafieken zijn gerealiseerd. Het bijwerken van de gegevens gebeurt handmatig, waarbij de gegevens worden overgenomen uit de Excel-bestanden, die door beide bedrijven worden aangeleverd. 

Deze aanleverbestanden zijn op hun beurt weer handmatig samengesteld of aangemaakt als extract vanuit het financiële pakket. Nadat alle gegevens correct zijn verwerkt worden onderdelen uit het master werkboek gekopieerd en overgenomen in PowerPoints. Deze PowerPoints zijn de uiteindelijke rapporten die met de organisatie worden gedeeld. Het moge duidelijk zijn dat het veel tijd kost om dergelijke maand-, kwartaal- en jaarrapportages iedere keer weer aan te maken.

En dus werd er gezocht naar een oplossing om de rapportages geautomatiseerd aan te maken. Enerzijds zodat de rapportages sneller aangemaakt kunnen worden, anderzijds zodat een aantal van deze rapportages frequenter aangeboden kunnen worden (bijvoorbeeld dagelijks i.p.v. maandelijks). 

barrels of rum Scheer

Onze oplossing: Power BI Rapportagetool 

De keuze viel op Power BI. Logisch op zich, aangezien Power BI zich als geen ander leent om rapportages in te ontwikkelen, die gebaseerd zijn op verschillende gegevensbronnen.

Het project is op een iteratieve manier aangepakt die overeenkomsten vertoont met een Scrum- en Agileaanpak. De CFO stelde een lijst op met de rapporten die in Power BI gerealiseerd moesten worden en prioriteerde deze. In nauwe samenwerking met de CFO – meestal 3 contactmomenten per week in de vorm van informatie- en/of werksessies – werd de functionaliteit van een rapport besproken en uitgewerkt. De ontwikkelaar ging vervolgens aan de slag om de benodigde gegevens te lokaliseren in de verschillende administraties (de onderliggende SQL databases) of Excel-(aanlever)bestanden, deze in te lezen in de Power BI rapporten en op de gewenste wijze te presenteren met de mogelijkheid om ze te kunnen filteren. Met deze aanpak zijn alle initiële en de gedurende het project toegevoegde rapporten gerealiseerd.

De rapporten halen de gegevens uit on-premise SQL databases die benaderbaar zijn via een Power BI Gateway (één voor elke database/bedrijf). Daar waar dezelfde gegevens door verschillende rapporten worden gebruikt, zijn Dataflows aangemaakt. Daarnaast worden ook Excel-bestanden ingelezen die op een SharePoint omgeving zijn geplaatst. Deze bestanden bevatten bijvoorbeeld budgetten, meest recente inschattingen, verdichtingen van grootboeken en andersoortige stuurtabellen. Het was niet mogelijk en/of gewenst om deze gegevens op te nemen in één van de databases en Excel is dan een mooie flexibele oplossing. 

Voor de verschillende doelgroepen binnen de organisatie zijn aparte workspaces ingericht, waarin de gewenste rapporten worden aangeboden. Alle rapporten worden dagelijks meerdere malen ververst. Eén van de rapporten wordt wekelijks automatisch omgezet naar PDF-formaat en per mail verstuurd naar alle belanghebbenden.

Vanuit het nieuw geïmplementeerde ERP-pakket worden inkoop-, verkoop- en financiële gegevens in Azure-Sql aangeboden. Ook bestaande rapporten sluiten aan op deze nieuwe databron.

 

multiple data sources

E&A Scheer

Master Blender en global supplier of rum in bulk

Als onafhankelijk bedrijf betrekt E&A Scheer rum van meer dan 40 distilleerderijen en origines wereldwijd. Al deze rum wordt verscheept naar de gespecialiseerde faciliteit in Amsterdam, waar op maat gemaakte blends ontwikkeld worden. Vervolgens wordt dit in bulk geleverd aan de klant. Dochteronderneming The Main Rum Company levert unieke, oude en zeldzame rums. 

 

Oude rumflessen van E&A Scheer

Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen?

Neem vandaag nog contact op! We denken graag met u mee.

Of schakel direct met Martijn Wijnen

Directeur

Thumbnail