Onze oplossing: Power BI Rapportagetool
De keuze viel op Power BI. Logisch op zich, aangezien Power BI zich als geen ander leent om rapportages in te ontwikkelen, die gebaseerd zijn op verschillende gegevensbronnen.
Het project is op een iteratieve manier aangepakt die overeenkomsten vertoont met een Scrum- en Agileaanpak. De CFO stelde een lijst op met de rapporten die in Power BI gerealiseerd moesten worden en prioriteerde deze. In nauwe samenwerking met de CFO – meestal 3 contactmomenten per week in de vorm van informatie- en/of werksessies – werd de functionaliteit van een rapport besproken en uitgewerkt. De ontwikkelaar ging vervolgens aan de slag om de benodigde gegevens te lokaliseren in de verschillende administraties (de onderliggende SQL databases) of Excel-(aanlever)bestanden, deze in te lezen in de Power BI rapporten en op de gewenste wijze te presenteren met de mogelijkheid om ze te kunnen filteren. Met deze aanpak zijn alle initiële en de gedurende het project toegevoegde rapporten gerealiseerd.
De rapporten halen de gegevens uit on-premise SQL databases die benaderbaar zijn via een Power BI Gateway (één voor elke database/bedrijf). Daar waar dezelfde gegevens door verschillende rapporten worden gebruikt, zijn Dataflows aangemaakt. Daarnaast worden ook Excel-bestanden ingelezen die op een SharePoint omgeving zijn geplaatst. Deze bestanden bevatten bijvoorbeeld budgetten, meest recente inschattingen, verdichtingen van grootboeken en andersoortige stuurtabellen. Het was niet mogelijk en/of gewenst om deze gegevens op te nemen in één van de databases en Excel is dan een mooie flexibele oplossing.
Voor de verschillende doelgroepen binnen de organisatie zijn aparte workspaces ingericht, waarin de gewenste rapporten worden aangeboden. Alle rapporten worden dagelijks meerdere malen ververst. Eén van de rapporten wordt wekelijks automatisch omgezet naar PDF-formaat en per mail verstuurd naar alle belanghebbenden.
Vanuit het nieuw geïmplementeerde ERP-pakket worden inkoop-, verkoop- en financiële gegevens in Azure-Sql aangeboden. Ook bestaande rapporten sluiten aan op deze nieuwe databron.