Power BI vs. Excel: de 5 belangrijkste verschillen

Gegevensanalyse en rapportages zijn natuurlijk allang niet meer weg te denken binnen bedrijven. Microsoft is er groot mee geworden. In dit geval met Microsoft Excel en Power BI, dat zijn op dit vlak toch wel twee van de meest gebruikte tools. Beide zijn krachtig en handig in gebruik en als het gaat om gegevensanalyse doen ze niet voor elkaar onder. Voor wat betreft rapportagemogelijkheden ook niet trouwens. Toch hebben ze ieder zo hun eigen sterke punten en toepassingsgebieden. We lichten ze toe en leggen ze uit, zodat jij hierna de juiste keuze twee kunt maken.

Toegankelijk en eenvoudig versus krachtig en schaalbaar

1. Doel en Toepassing

Excel:
Excel is vooral bekend als een spreadsheetprogramma, dat wordt gebruikt voor het organiseren, analyseren en visualiseren van gegevens. Het is uitermate geschikt voor handmatige berekeningen, eenvoudige grafieken en rapportages. Excel is daardoor ideaal voor persoonlijke en kleinere zakelijke toepassingen, waarbij gegevensanalyse op een relatief eenvoudige schaal wordt uitgevoerd.

Power BI:
Power BI daarentegen is ontworpen als een geavanceerde business intelligence (vandaar de ‘BI’) tool, die gericht is op het creëren van interactieve dashboards en rapportages. Het biedt diepgaande analysecapaciteiten en kan grote hoeveelheden gegevens uit verschillende bronnen verwerken. Power BI is ideaal voor bedrijven, die uitgebreide rapportages en data-analyse nodig hebben, waarbij meerdere datastromen worden geïntegreerd en gevisualiseerd. Bedrijven met veel verschillende vestigingen bijvoorbeeld.

2. Integratie van gegevens

Excel:
Excel biedt vooral basisfunctionaliteiten voor gegevensintegratie. Je kunt gegevens importeren uit verschillende bronnen, zoals CSV-bestanden, databases en webpagina’s. Maar voor complexe(re) gegevensintegratie moet je vaak gebruik maken van VBA of externe add-ins. En dan moet je natuurlijk wel weten wat je doet.

Power BI:
Power BI excelleert daarentegen in gegevensintegratie en ondersteunt een breed scala aan gegevensbronnen van lokale bestanden tot cloudgebaseerde systemen. Het biedt ingebouwde connectors voor populaire platforms, zoals Azure, SQL Server, en Salesforce. Bovendien kan Power BI real-time gegevensupdates aan, wat handig (en vaak ook nodig) is het een voor dynamische rapportages.

3. Visualisatie

Excel:
Excel biedt een breed scala aan grafieken en diagrammen, die stuk voor stuk kunnen worden aangepast om gegevens te visualiseren. Maar hoewel de visualisatiecapaciteiten behoorlijk uitgebreid zijn, kan het soms toch nog beperkend zijn voor complexe of interactieve visualisaties.

Power BI:
Power BI daarentegen heeft geavanceerde visualisatie-opties met interactieve dashboards en rapporten. Gebruikers kunnen eenvoudig grafieken, kaarten en andere visuele elementen toevoegen, die kunnen worden aangepast op basis van gebruikersinvoer. Power BI ondersteunt ook DAX (Data Analysis Expressions), wat geavanceerdere berekeningen en datamanipulatie mogelijk maakt.

4. Schaalbaarheid en Prestaties

Excel:
Excel is beperkt door de hoeveelheid gegevens die het kan verwerken. Wil je meer, dan kan dat prestatieproblemen opleveren. Hoewel Excel goed werkt voor kleinere datasets, kan het traag worden bij grote hoeveelheden gegevens en complexe berekeningen.

Power BI:
Power BI is juist ontworpen om om te gaan met grote datasets en kan snel gegevens verwerken en analyseren doordat het  gebruik maakt van de krachtige cloudinfrastructuur van Microsoft. Het kan ook gegevens uit verschillende bronnen combineren en integreren, zonder dat er significante prestatieproblemen ontstaan.

5. Gebruiksvriendelijkheid en Toegankelijkheid

Excel:
Excel is een veelzijdig en gebruiksvriendelijk programma. Het is toegankelijk voor individuen en kleinere teams, die vooral bezig zijn met gegevensanalyse en rapportage op beperkte schaal.

Power BI:
Bij Power BI is er zeker sprake van een leercurve, vooral voor nieuwe gebruikers die niet bekend zijn met data-analyse en BI-concepten, moeten leren omgaan met Power BI. Het vereist enige training om optimaal gebruik te maken van de geavanceerde functies en mogelijkheden. Maar, is het eenmaal onder de knie, dan kan Power BI krachtige inzichten en rapportages bieden, die echt een stuk verder gaan dan wat Excel kan leveren.

Oftewel:

Zowel Excel als Power BI hebben hun eigen sterke punten en zijn geschikt voor verschillende doeleinden. Zo is Excel uitermate waardevol als het gaat om dagelijkse gegevensanalyse en eenvoudige rapportages. Zeker als je al vertrouwd bent met de tool, is dit een goede way-to-go. Power BI daarentegen is de juiste keuze voor bedrijven die behoefte hebben aan geavanceerde data-analyse, interactieve dashboards en het vermogen om met grote datasets te werken.