Excel: geen noodoplossing, maar het fundament onder overzicht en uitvoering 

TL;DR 

Excel helpt gemeenten overzicht creëren waar informatie verspreid staat over meerdere systemen 

Excel wordt binnen gemeenten gebruikt als praktisch werkplatform om vergunningen, Woo-verzoeken en dossiers te beheren. Niet als vervanging van systemen, maar als brug tussen systemen en uitvoering. Excel brengt structuur, maakt werk beter uitvoerbaar en vormt vaak de basis voor verdere digitalisering en Ai-toepassingen. 

Gemeenten werken dagelijks met grote hoeveelheden informatie. Burgercontacten, vergunningen, beleidsdocumenten, Woo-verzoeken en inspectierapporten. In de praktijk staat die informatie verspreid over meerdere systemen, netwerkschijven en losse documenten. 

Dat maakt processen traag, besluitvorming onzeker en uitvoering kwetsbaar. 

Excel blijkt vaak precies het instrument te zijn dat het overzicht terugbrengt. Niet als tijdelijke oplossing, maar als stabiele, flexibele basis onder dagelijkse uitvoering. 

Gemeenten hebben geen gebrek aan systemen, zij hebben gebrek aan samenhang.

Informatie staat verspreid over zaaksystemen, documentmanagementsystemen en vakapplicaties 

Vrijwel iedere gemeente werkt met meerdere applicaties. Zaaksystemen, documentmanagementsystemen, geo-systemen, financiële systemen, vakapplicaties. 

Op papier is alles vastgelegd. Maar in de praktijk zit de meeste informatie verspreid over al die systemen. En zelfs daarbuiten. 

Medewerkers zoeken documenten. Ze controleren statussen, stellen overzichten handmatig samen en beginnen regelmatig opnieuw, omdat het niet duidelijk is wat er al is. 

Dat is geen uitzondering, dat is dagelijkse realiteit. 

Excel is niet altijd de officiële oplossing. Maar wel altijd een effectieve.

Excel creëert werkoverzicht en ondersteunt dagelijkse uitvoering 

Excel wordt binnen gemeenten vaak gebruikt als praktische aanvulling op bestaande systemen. Niet als vervanging of strategische keuze, maar omdat het helpt om overzicht te creëren waar systemen dat niet direct bieden. 

Een lijst naast het zaaksysteem, een overzicht van lopende Woo-verzoeken, een werkbestand om vergunningen te volgen. 

Systemen registreren, maar Excel organiseert. 

Excel wordt daarmee een werkinstrument. Een plek waar medewerkers grip krijgen op hun dagelijkse werk. Waar status zichtbaar wordt en de voortgang bewaakt. 

Dus helemaal geen noodoplossing, juist een heel praktische. 

Excel als brug tussen systemen

Excel brengt verspreide informatie samen in een bruikbaar werkbestand 

Binnen gemeenten is Excel zelden onderdeel van het oorspronkelijke ontwerp. Haast niemand besluit vooraf: dit gaan we in Excel doen. Excel ontstaat door het werk wat er te doen is. Een sheet ontstaat doordat medewerkers overzicht nodig hebben. En als de benodigde informatie verspreid staat, moet je het ergens verzamelen. En systemen registreren, maar bieden vaak geen werkoverzicht. 

En dan er ontstaat een Excel-bestand. Niet als tijdelijke workaround, maar als werkbestand. Dat dagelijks gebruikt wordt en continu bijgewerkt. En uiteindelijk essentieel wordt voor de uitvoering. 

Excel is daarmee geen alternatief voor systemen, maar een brug tussen systemen en uitvoering. 

Dit zijn de situaties waarin Excel binnen gemeenten onmisbaar is

Excel ondersteunt vergunningen, Woo-verzoeken, informatiebeheer en capaciteitsinzicht 

1. Overzicht houden over vergunningen en dossiers

Vergunningstrajecten bestaan uit meerdere stappen, documenten en controles. In theorie wordt alles geregistreerd, in de praktijk ontbreekt vaak een volledig en actueel werkoverzicht. 

Excel biedt dat overzicht. Niet als vervanging van het systeem, maar als werkinstrument. Een plek waar medewerkers direct zien: 

• welke aanvragen lopen; 

• wat de status is; 

• wat nog ontbreekt; 

• en waar actie nodig is. 

Dat voorkomt vertraging en herstelwerk. 

2. Woo-verzoeken beheersbaar maken

Woo-verzoeken vragen controle en nauwkeurigheid. Documenten moeten worden gevonden, beoordeeld en verwerkt. Zonder overzicht ontstaat er risico. Excel maakt het mogelijk om: 

• documenten te registreren; 

• voortgang te volgen; 

• beoordelingen vast te leggen; 

• en verantwoording te borgen. 

Dat maakt een complex proces beheersbaar. 

3. Informatie vindbaar maken die anders verspreid blijft

Binnen gemeenten is er een enorme bult aan informatie beschikbaar. Maar dat is niet altijd even makkelijk te vinden. Inspectierapporten. Beleidsdocumenten. Correspondentie. Interne notities. 

Excel fungeert als centrale index. Een overzicht van wat er is, waar het staat en wat de status ervan is. Dat bespaart tijd. En voorkomt dat werk opnieuw wordt gedaan. Dit sluit aan bij de verplichting voor gemeenten om hun informatie duurzaam toegankelijk en beheersbaar te houden.

4. Inzicht krijgen in werkdruk en uitvoering

Gemeenten moeten continu sturen op capaciteit en uitvoering. Hoeveel meldingen komen binnen, wat is de doorlooptijd, waar ontstaan  er achterstanden? 

Excel maakt dat inzicht direct beschikbaar. Geen aannames of  loze signalen, maar concrete cijfers. En dat maakt bijsturing mogelijk. 

Excel werkt omdat het aansluit op de praktijk van gemeenten 

Excel is flexibel, direct beschikbaar en begrijpelijk. Medewerkers kunnen er zelf mee werken, het aanpassen en indien nodig uitbreiden. En dat allemaal zonder afhankelijk te zijn van leveranciers of lange implementatietrajecten. En dat maakt Excel bijzonder krachtig in een omgeving, waarin processen voortdurend veranderen. Dit past binnen de bredere beweging waarin gemeenten meer regie willen houden op hun digitale informatievoorziening, zoals beschreven door de VNG.

De echte waarde van Excel zit in structuur

Flexibel, begrijpelijk en direct toepasbaar 

Excel doet meer dan registreren: het brengt structuur. En structuur is de basis van alles wat daarna komt. Want zonder structuur geen betrouwbare rapportages, geen goede besluitvorming, geen effectieve automatisering. 

Excel is vaak de plek waar die structuur ontstaat. Maar dan niet als eindpunt, maar juist als fundament. 

Die structuur maakt het mogelijk om informatie later ook intelligent toegankelijk te maken, zoals we toelichten in ons blog: Van Excel naar Ai bij gemeenten. 

Excel verdient (opnieuw) serieuze aandacht

Excel blijft een cruciaal werkplatform voor gemeenten 

Excel is nooit van het toneel verdwenen, maar wordt wel chronisch onderschat. En dat terwijl het in veel gemeenten nog altijd een cruciale rol speelt in uitvoering, overzicht en besluitvorming. Het is tenslotte een stabiel, flexibel en effectief werkplatform. 

Gemeenten die Excel bewust en professioneel inzetten, creëren rust, overzicht en controle. En dat is precies wat er nodig is om processen betrouwbaar en beheersbaar te houden. 

Zoals we in ons blog Van Excel naar Ai bij gemeenten: de volgende stap in overzicht en uitvoering beschrijven, vormt Excel in veel gemeenten de basis waarop een veilige Ai-laag kan worden toegevoegd. 

Hoe Florijn gemeenten helpt Excel structureel en toekomstbestendig in te zetten

Het professionaliseren van Excel 

Binnen veel gemeenten is Excel organisch gegroeid. Bestanden worden uitgebreid, aangepast, door meerdere mensen gebruikt. En dat werkt. Tot het kwetsbaar wordt. 

Florijn helpt gemeenten Excel opnieuw in te richten als robuust werkplatform voor: 

• gestructureerde werkboeken die aansluiten op gemeentelijke processen; 

• automatische koppelingen met bestaande systemen; 

• betrouwbare rapportages en overzichten; 

• minder handmatig werk en minder fouten; 

• en een solide basis voor verdere digitalisering. 

Niet door Excel te vervangen, maar door Excel professioneel en duurzaam in te zetten. 

Samenvattend: 

Excel speelt een essentiële rol binnen gemeenten als werkplatform voor overzicht en uitvoering. Het wordt gebruikt om informatie uit meerdere systemen samen te brengen, vergunningen en Woo-verzoeken te beheren en inzicht te krijgen in werkdruk en voortgang. Excel vormt vaak de praktische basis voor rapportage, digitalisering en Ai-toepassingen binnen gemeentelijke organisaties.