De duurste software in je bedrijf staat misschien niet eens op de factuur

Als je wilt weten wat software kost, is de rekensom meestal snel gemaakt. Je pakt de factuur erbij. Licenties. Abonnementen. Beheer. Misschien nog wat support.

Klaar. Of toch niet?

Want de grootste kostenpost zit lang niet altijd in de software die je betaalt. Soms zit die juist tussen je systemen in. In het handmatig overtypen van gegevens, in controles die nodig zijn omdat er regelmatig iets misgaat, in collega’s die wachten op informatie van andere collega’s, in bestanden die eerst gezocht moeten worden en in al die kleine omwegen die in de loop der jaren heel normaal zijn geworden.

Los van elkaar lijken die handelingen misschien onschuldig. Bij elkaar kunnen ze behoorlijk duur zijn.

Die paar minuten? Tel ze eens bij elkaar op

Stel dat een medewerker iedere ochtend gegevens uit het ene systeem haalt om ze in een ander systeem te zetten. Tien minuten werk. Niet direct iets waarvoor je een groot automatiseringsproject begint, toch?

Maar als dat iedere werkdag gebeurt, ben je op jaarbasis al snel tientallen uren verder. En dan hebben we het over één handeling van één medewerker. In de praktijk zijn het vaak veel meer van dat soort momenten.

• Een order die handmatig wordt overgenomen.
• Een Excel-bestand dat eerst gecontroleerd moet worden.
• Een collega die per mail om een akkoord vraagt.
• Een rapportage waarvoor gegevens uit drie verschillende bronnen worden verzameld.

Het probleem is dus niet die ene keer tien minuten. Het probleem is dat niemand meer telt hoe vaak die tien minuten terugkomen.

Handwerk kost niet alleen tijd

En daar houdt het niet op. Want waar mensen informatie handmatig moeten verwerken kan ook iets verkeerd gaan. Een verkeerd getal, een vergeten regel, de verkeerde versie van een bestand of een naam die net anders wordt ingevoerd. Dan kost dezelfde handeling ineens drie keer tijd.

• Eén keer om het werk uit te voeren.
• Eén keer om de fout te ontdekken.
• En één keer om hem te herstellen.

Soms merkt niemand het meteen en wordt de fout verderop in het proces pas zichtbaar. Dan begint de zoektocht: waar is het misgegaan? Dat zijn kosten die je nergens als aparte regel op een softwarefactuur terugvindt. Maar iemand wordt er wel voor betaald.

Ook wachten heeft een prijs

Er is nog zo’n kostenpost die makkelijk buiten beeld blijft: wachten. Je kunt pas verder als een collega een bestand heeft gestuurd. Een aanvraag staat stil omdat iemand nog akkoord moet geven. De informatie is er wel, maar staat in een ander systeem waar jij niet bij kunt.

Dus stuur je een mailtje. Of een Teams-bericht. En als er geen reactie komt, morgen nog eentje.

Niemand is op dat moment écht aan het werk met die aanvraag, maar het proces duurt ondertussen wel langer. Dat merk je uiteindelijk in doorlooptijden, frustratie bij medewerkers en soms ook bij klanten.

“Zo doen we dat hier nu eenmaal”

Het verraderlijke is dat dit soort inefficiëntie meestal niet voelt als inefficiëntie. Het is gewoon werk geworden.

• “Eerst exporteren we dit naar Excel.”
• “Daarna stuurt Peter het bestand naar administratie.”
• “Zij zetten het vervolgens in het andere systeem.”
• “En op vrijdag voegen we alles samen voor de rapportage.”

Als je dat proces al vijf jaar op dezelfde manier uitvoert, valt het nauwelijks meer op. Totdat je één simpele vraag stelt: Waarom eigenlijk? En nee, het antwoord is niet automatisch dat er nieuwe software moet komen. Misschien kunnen bestaande systemen prima met elkaar communiceren. Misschien kan een terugkerende handeling worden geautomatiseerd. Misschien kan een proces veel eenvoudiger. En soms blijkt een goed ingerichte Excel-oplossing nog steeds prima te voldoen.

Het gaat niet om automatiseren om het automatiseren. Het gaat erom dat je geen mensen werk laat doen dat software prima van ze kan overnemen.

Zoek niet als eerste naar nieuwe software

Dat klinkt misschien gek uit de mond van een bedrijf dat software bouwt. Maar als drie systemen niet lekker samenwerken, is een vierde systeem toevoegen niet per definitie de oplossing. Begin daarom eens niet bij de software. Begin bij het werk.

Waar zijn mensen iedere dag tijd aan kwijt terwijl dat eigenlijk niet nodig zou moeten zijn?

Kijk bijvoorbeeld naar processen waarin medewerkers:

• dezelfde informatie meerdere keren invoeren;
• regelmatig gegevens uit verschillende systemen samenvoegen;
• veel controles uitvoeren;
• bestanden heen en weer mailen;
• informatie moeten opzoeken of opvragen;
• wachten op collega’s voordat ze verder kunnen;
• fouten achteraf moeten herstellen;
• veel werken met kopiëren en plakken;
• zelf lijstjes bijhouden omdat het systeem iets niet kan.

Juist daar zit vaak de winst.

Maak de verborgen rekening eens zichtbaar

Wil je weten wat zo’n proces werkelijk kost? Maak het dan eens heel simpel.

Neem één terugkerend proces en schrijf alle handmatige stappen op. Niet hoe het proces volgens de handleiding zou moeten lopen, maar hoe collega’s het daadwerkelijk uitvoeren.

Zet er vervolgens bij:

• Hoe vaak gebeurt dit?
• Hoeveel mensen zijn ermee bezig?
• Hoeveel tijd kost het per keer?
• Wat gebeurt er als er iets fout gaat?

Dan wordt een handeling van vijf minuten ineens een stuk interessanter. Want vijf minuten per keer klinkt niet als een probleem. Vijf minuten, twintig keer per dag, vijf dagen per week, bijna het hele jaar door? Dan heb je het over honderden uren. En ineens blijkt die onschuldige workaround een behoorlijk duur systeem te zijn. Alleen krijg je daar nooit een factuur voor.

De goedkoopste oplossing kan dus behoorlijk duur zijn

Softwarekosten zijn goed zichtbaar. Inefficiëntie niet. Daarom blijven organisaties soms jarenlang werken met processen waarvan iedereen denkt dat ze “eigenlijk best prima gaan”.

Totdat je uitrekent hoeveel tijd erin verdwijnt.

Bij Florijn kijken we daarom liever niet alleen naar welke software een organisatie gebruikt. We kijken naar wat mensen eromheen allemaal nog moeten doen om die software te laten werken voor hun proces. Want daar zit vaak de echte kans om slimmer te werken.

Benieuwd waar jouw organisatie ongemerkt tijd en geld laat liggen?

Pak eens één proces waarvan collega’s regelmatig zeggen: “Ja, dit is inderdaad een beetje omslachtig.”

Neem contact met ons op en wij denken vrijblijvend met je mee.