e-Procurement Platform

De vraag

UTT gebruikte al jaren een MS Access-systeem ter ondersteuning van het procurement process van haar klanten. Dit systeem was alleen verouderd en voldeed bij lange na niet meer. In eerste instantie koos UTT voor het standaard softwarepakket AFAS, maar al snel bleek dat dat onvoldoende toegesneden was op de complexe processen van UTT. Er was veel meer nodig.

Er moest een maatwerkapplicatie komen, die het UTT-proces wel volledig kon ondersteunen. De gestelde eisen daarbij waren:

• Verwerken van procurement aanvragen van klanten;
• Aanvragen offertes en het documenteren daarvan;
• Verwerken inkooporders bij leveranciers;
• Ontvangen, opslaan en uitslaan van goederen voor derden;
• Digitale catalogus voor goederen voor herhaalbestellingen.

Daarnaast moest de procurementapplicatie:

• Overal beschikbaar zijn via internet. Dit in verband met een geplande internationale uitbreiding;
• Eenvoudig uit te breiden zijn met extra applicaties, schaalbaarheid was van groot belang;
• Toegangsbeheer hebben en optimaal beveiligd zijn;
• Gekoppeld kunnen worden aan klanten en leveranciers voor het plaatsen van orders, lopende bestellingen en voorraadinzicht.

Oftewel, UTT wilde een op maat gesneden toekomstbestendige procurementapplicatie ter vervanging van het verouderde MS Access-systeem. Standaardsoftware was geprobeerd, maar op diverse vlakken onvoldoende bevonden. Het nieuw te bouwen platform moest volop de voordelen van het online werken benutten en optimaal schaalbaar zijn, mochten er in de toekomst extra of nieuwe functionaliteiten nodig zijn.

Als basis om op verder te bouwen, gebruikten we een door ons al eerder ontwikkeld webplatform. Door dit als we als uitgangspunt te gebruiken, komen onderstaande functionaliteiten automatisch mee. Dit zijn allemaal features die we standaard inbouwen voor al onze klanten en daarom alvast als basismodule gebouwd hebben. We hebben het dan over zaken als:

• Autorisatie: lezen, schrijfrechten te definiëren per veld per gebruikersgroep. Gebruikers worden gekoppeld aan een gebruikersgroep met gelijksoortige rechten;
• Logboek van alle wijzigingen tot op veldniveau;
• Wijzigen van alle teksten en talen;
• Menu manager;
• Tenantstructuur, zodat de tool, indien gewenst, eenvoudig te gebruiken is voor andere projecten (andere database, zelfde code);
• Beveiliging op applicatieniveau:
  • User / password;
  • 2FA (optional);
  • User and or user group access on IP level;
  • Audit trail on changes (log) and access.

Voor UTT bouwden we eerst een prototype in Axure. De schermen werden in een iteratief proces gebouwd. Wij ontwikkelen software altijd in nauwe samenwerking met de opdrachtgever. Alleen dan kunnen we garanderen dat alle belanghebbenden aangehaakt blijven, zodat fouten en herstelwerkzaamheden worden voorkomen.