Automatisering van PDF-verwerking met AI

voor een gespecialiseerde fabrikant in bouwkundige deur-, raam- en glasoplossingen.

De vraag vanuit de klant

Een gespecialiseerde fabrikant in bouwkundige deur-, raam- en glasoplossingen was sterk afhankelijk van de handmatige verwerking van complexe PDF-bestanden. Deze bestanden, vaak langer dan 30 pagina’s, bevatten technische productspecificaties, die cruciaal zijn voor productieplanning en integraties met externe systemen.

De PDF’s kwamen in verschillende vormen: deels systeemgegenereerd, deels gescand en afkomstig van leveranciers. Hierdoor was diepgaande domeinkennis nodig om ze correct te interpreteren. De afhankelijkheid van een kleine groep specialisten hiervoor, leidde tot vertragingen en een verhoogd risico op fouten.

Naarmate het volume toenam en documentformaten bleven veranderen, groeiden ook de verwerkingsproblemen. De vraag daarom vanuit de klant:
Hoe kunnen we het volledige verwerkingsproces van complexe PDF-documenten automatiseren, versnellen en schaalbaar maken zonder kwaliteitsverlies?

Ook AI implementeren?

Onze oplossing

In samenwerking met de klant realiseerden we een intelligente, cloud-first automatiseringsoplossing op basis van het Microsoft Power Platform en Azure.

SharePoint fungeert als beveiligde intakeomgeving voor PDF-documenten;
Azure Functions voeren serverless verwerking uit, waarbij elke pagina wordt omgezet naar afbeeldingen;
een domeinspecifiek AI-model via Azure OpenAI analyseert deze beelden en extraheert gestructureerde data;
de resultaten worden geleverd in JSON-formaat, automatisch opgeschoond en omgezet naar uniforme Excel-templates.

Deze output sluit direct aan op derde systemen voor productie en planning en elimineert eventuele handmatige invoer. Power Automate stuurt daarbij het volledige proces aan, van intake tot extractie en documentgeneratie, met een ingebouwde laag voor kwaliteitscontrole, die waarborgt dat ook veranderende documentstructuren correct verwerkt blijven worden.

Contact

Het resultaat

De voordelen van deze slimme automatiseringsoplossing zijn direct zichtbaar:

90% tijdsbesparing per document, we gingen van circa 2 uur naar slechts 12 minuten;
100% foutreductie in data-extractie, handmatige invoer is nu volledig geëlimineerd;
60% hogere productiviteit, teams besteden nu meer tijd aan waardevoller werk, wat voor iedereen fijner is;
5+ gestructureerde Excel-uitvoerbestanden per document voor uniforme data-uitwisseling;
schaalbaar tot 300+ documenten per maand zonder kwaliteitsverlies.

Deze cloudnative AI-oplossing heeft het volledige verwerkingsproces van PDF’s getransformeerd. Wat eerder afhankelijk was van handwerk en specialistische kennis, is nu een schaalbare, betrouwbare en foutloze workflow die klaar is voor toekomstige groei.