AI-gestuurde mailverwerking voor HR-afdelingen

voor toonaangevende HR-dienstverlener

De vraag vanuit de klant

Een toonaangevende HR-dienstverlener die meer dan 2.000 bedrijven ondersteunt, had te maken met een structureel probleem: een enorme hoeveelheid binnenkomende e-mails.

Deze berichten varieerden van onboardingsverzoeken en salarisvragen tot kwesties met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en beëindigingen van contracten. Een team van 20 medewerkers hield zich dagelijks bezig met het handmatig openen, beoordelen en sorteren van deze duizenden e-mails. Het gevolg: trage responstijden, inefficiënt gebruik van capaciteit en een gebrek aan focus op strategische HR-taken.

De centrale vraag van deze klant luidde dan ook:
Hoe kunnen we het verwerken van inkomende e-mails zo automatiseren dat de snelheid, nauwkeurigheid en schaalbaarheid verbeterd wordt zonder extra personeel in te zetten?

Ook AI implementeren?

Onze oplossing

Om het proces te stroomlijnen ontwikkelden we een AI-gedreven e-mailmanagementsysteem dat gebruikmaakt van machine learning en regelgebaseerde logica.

Elke binnenkomende e-mail wordt automatisch gescand en geclassificeerd in categorieën, zoals onboarding, payroll, arbeidsvoorwaarden of algemene ondersteuning. Vervolgens wordt het bericht automatisch doorgestuurd naar de juiste afdeling. Veelgestelde vragen worden direct beantwoord via een geautomatiseerde reactie. Voor berichten die aanvullende actie vereisen, genereert het systeem automatisch een supportticket. Zo wordt handmatig sorteren volledig geëlimineerd, terwijl elke e-mail wel snel en correct wordt afgehandeld.

Deze AI-gedreven oplossing werkt als een slimme workflow engine, die voortdurend leert, inspeelt op nieuwe e-mailpatronen en zich eenvoudig laat aanpassen aan veranderende HR-processen.

Contact

Het resultaat

De impact was direct en meetbaar:

50% reductie in e-mailtriagetijd;
HR-professionals kunnen zich richten op strategisch werk in plaats van administratieve verwerking;
snellere responstijden en hogere klanttevredenheid;
geen extra FTE’s nodig bij stijgende e-mailvolumes;
een schaalbare oplossing, die meegroeit met het bedrijf.

Deze slimme automatisering heeft de manier waarop er met mailverkeer omgegaan wordt fundamenteel veranderd. Wat ooit een handmatige bottleneck was, is nu een efficiënte, foutloze en schaalbare workflow geworden.