office-updates

De upgrade perikelen rondom Microsoft Office Software

Het lijkt een slimme truc van softwareproducent Microsoft om de omzetten van de verkoop van software een een beetje op peil te houden. Zeg na een aantal jaren dat uw bestaande software niet meer werkt om vervolgens een nieuwe versie te verkopen. ICT’ers zeggen altijd “if not broken, don’t fix”, maar toch slaan we allemaal massaal na een aantal jaren aan het updaten. Is dat nou echt nodig? Of kunnen we ook makkelijk door met de oudere versies?

Ik kom vaak bij bedrijven die nog steeds werken met bijvoorbeeld Windows XP en Office 2003. En eerlijk gezegd, alles draait daar prima door. Het is not broken en never fixed. De problemen ontstaan pas op het moment dat er ook maar één onderdeel in de hard- of softwareketen uitvalt. Bijvoorbeeld dat de 10 jaar oude barcodescanner het begeeft. Een nieuwe scanner heeft alleen drivers voor latere Windows versies waarmee een groot probleem ontstaat. Nieuwe drivers betekent nieuwe hardware betekent nieuwe software betekent dat alles vervangen moet worden. En dat alleen omdat de scanner het niet meer deed. Herkent u het?

Nu is de hierboven genoemde scanner bedrijfskritische hardware en om verder te kunnen werken dienen alle servers, PC’s bekabeling en software te worden geupdate of vervangen. Het was misschien beter geweest als ze bij dit bedrijf mee waren gegaan in de geadviseerde updates om dit soort tijd- en geldrovende exercities te voorkomen.

Het is mede om die reden dat wij ook altijd adviseren om niet te lang te wachten met een software-update van Microsoft Office. De updates worden ruim van tevoren aangekondigd en hebben meestal een levensduur van zo’n 10 jaar. Een groot voordeel is ook dat je daarna meteen van alle nieuwe functies van de software gebruik kan maken. Zo kan er in de laatste versie van Microsoft Office heel makkelijk gewerkt worden met gegevens in de Cloud en kunnen er speciale web-versies van programma’s zoals Word en Excel makkelijk gebruikt worden. bijvoorbeeld met Office 365 dat er voor zorgt dat alles veilig en betrouwbaar gebeurt in de Cloud. Door gebruik te maken van de Microsoft One Drive kan zowel op kantoor als overal in de wereld waar internet is, gebruik gemaakt worden van dezelfde bestanden die voor de ondernemer belangrijk zijn. Overal en op elke werkplek.

Updates vanwege beveiligingsproblemen

Daarnaast is er met de komst van internet veel gebeurd op het gebied van beveiliging van software. Zo werd er in versie 2003 van Microsoft Office nog gewerkt met bestanden die eindigen met drie letters zoals MDB (Access) of DOC (Word). De beveiliging van die software was minimaal waardoor er door de komst van online verbindingen makkelijk op ingebroken kon worden. Dat was een reden voor Microsoft na Office 2003 het roer echt om te gooien en met nieuwe bestandsformaten te gaan werken met vier of vijf letters in de extensie zoals ACCDB (Access) of DOCX (Word). Die bestandsnamen waren de start voor het verzorgen van een veel beter beveiligde omgeving van Microsoft Office. Ons advies is eenduidig en simpel: blijf als het mogelijk is die software-update uitvoeren zodat je systemen en je bestanden altijd maximaal beveiligd zijn tegen gevaren van buitenaf.

Na de MS Office-update is het Access Project (ADP) niet meer beschikbaar

Een van de voorbeelden van Microsoft Access is het werken met een project. Het het zogenaamde .ADP bestandsformaat. Het Access Data Project. Dat is een Access bestandsformaat dat rechtstreeks gekoppeld is aan SQL Server. De tabellen staan daarmee dan niet in het Access-bestand op de server, maar in aparte server-software: bijvoorbeeld MS SQL-server. Het belangrijkste voordeel van een ADP, een Access-gegevens Project is dat je de stabiliteit, schaalbaarheid en beveiliging van een echte SQL-Server database krijgt, terwijl er nog steeds met behulp van de bekende MS Access front-end en de programmering gewerkt kan worden. Bij het nieuwe bestandsformaat ACCDB is al ingebouwd dat er automatisch een koppeling gemaakt kan worden naar die SQL Server, waarmee de noodzaak van een ADP er niet meer is.

Helaas heeft Microsoft besloten om Access Data Projects niet langer te ondersteunen vanaf versie 2013. Veel bedrijven, die hadden geïnvesteerd in de ADP-technologie, worden plots geconfronteerd met code die incompatibel is met hun versie van Ms Office. Veel van onze klanten hadden daar last van en een work-around kan zijn om dan de applicatie te gebruiken in een zogenaamde runtime-versie van Access 2010. Dat betekent dat je werkt met Access zonder dat het programma MS Access geïnstalleerd is: een zogenaamde MS Access-viewer. Dit blijkt toch vaak niet de ideale oplossing: soms werken bepaalde functies niet en daarnaast is het niet langer mogelijk om onderhoud op de applicaties uit te voeren als er geen Access 2010 aanwezig is.

Wij hebben veel ervaring met de conversie van MS Access Data Projects (ADP files) naar ACCDB in combinatie met SQL Server.

Conclusie en ons advies

Zorg ervoor dat alle updates op automatisch staan en dat deze continue worden doorgevoerd. Het is net als met een auto. Soms komen er dan onvoorziene problemen opduiken en moeten er kosten gemaakt worden. Maar goed onderhouden hard- en software zorgt er wel voor dat u jarenlang onbezorgd kunt werken en nooit voor vervelende verrassingen komt te staan.

Aernoud Florijn, 3 januari 2017

5 thoughts on “De upgrade perikelen rondom Microsoft Office Software

Write a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Recente blogberichten