Power Query

Power Query – de krachtige BI tool in Excel

Business Boosten met Big Data? In Excel kan het nu ook!

Waar vroeger administratie netjes in ordners werden bewaard en we werden beperkt door de fysieke opslagcapaciteit van “het archief” is er vandaag de dag geen enkele belemmering meer om gegevens te bewaren. Resultaat: vele terabytes aan gegevens wachtend op een analyse.

Sinds de komst van de term “Big Data” kunnen we hier gelukkig ook wat mee. Verregaande analyses van datasets waarvan men eerst dacht dat die niets met elkaar te maken hadden resulteren nu in nieuwe inzichten en voorspellingen.

Mits er maar gebruik wordt gemaakt van de juiste software. MS Excel Power Query.

Maar ook voor de gegevens in kleinere proporties in een gemiddeld bedrijf (dat zal dan Small Data zijn) moet je al van goeden huize komen om van deze gegevens zinvolle informatie te maken. Uiteraard kan Excel ons hierbij ondersteunen, met wat verticaal zoeken, een draaitabel, knip- en plakwerk en misschien wat VBA-code kan er vanuit een mistige dataset toch heldere informatie worden onttrokken om daarmee je bedrijfsprocessen een boost te geven. Helaas is de aangeleverde data niet altijd klaar voor gebruik, het rangschikken, verwijderen van corrupte of onnodige gegevens en het koppelen aan andere bronnen vergt een hoop tijd en kunde.

Dit hebben ze bij Microsoft ook door gehad en daarom is er sinds Excel 2010 de fantastische “Power Query”

“Waar was je al die tijd?”, is de eerste reactie bij de kennismaking. In versies 2010 en 2013 is deze als gratis invoegtoepassing te downloaden vanaf de Microsoft website (let even op de 32- danwel 64 bits versie). In Excel 2016 is de downloaden helemaal niet meer nodig, de tool is standaard al aanwezig op de werkbalk onder het tabblad Gegevens. Hier luidt de naam “Ophalen en Transformeren” of “Get and Transform”

Een How-To voor het werken met Excel Power Query

2017-07-27-15_37_52-map1-excel

Klinkt goed die nieuwe tool op ons werkbalk, wat kunnen we ermee? Informatie genereren uit een verzameling van gegevens. Het maakt bijna niet uit waar en hoe de gegevens zijn opgeslagen. Zorg eerst dat in het hoofdmenu het tabblad Power View zichtbaar is.

1

Grofweg zijn er drie stappen om vanuit een verzameling gegevens naar informatie te komen:

  1. Aangeven wat de brongegevens zijn. Vele mogelijkheden, waaronder: Excelbestanden, CSV, SQL/Access Databases, JSON, XML, tekst-bestanden enz..
    Ook websites zijn als bron te gebruiken voor een analyse.
    3
  2. Opruimen en rangschikken van de data. Kolommen verwijderen of toevoegen, sorteringen aanbrengen. Lege velden vullen. Kolommen samenvoegen/splitsen en nog veel meer.
    Maar ook koppelen van de bij stap 1 gekozen bronnen.
    2
  3. De gecreëerde informatie terugladen naar Excel, als tabel of in het Excel Data Model voor verdere presentatie mogelijkheden in bijvoorbeeld een dashboard.

Het mooie is dat deze stappen als “query” worden opgeslagen. Wanneer er gegevens van de nieuwe maand beschikbaar zijn worden automatisch dezelfde stappen doorlopen, dat scheelt een hoop tijd en fouten. Zie dit als het opnemen van een macro, maar dan met stappen in bewerking van de gegevens.

Deze tool maakt het verwerken van (grote) datasets echt een stuk eenvoudiger.

Samengevat een hele krachtige maar wellicht nog onbekende BI tool beschikbaar in Excel. Kan iedereen zo maar overweg met deze tool? Dat niet, maar het vergt wel oefening. Of u laat het door een van onze specialisten doen, u weet ons natuurlijk te vinden. Klik hier voor de contactgegevens.

Write a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Recente blogberichten