4 gouden TIPS om veel meer uit MS Office te halen.

Veel mensen en bedrijven kennen MS Office alleen maar als een pakket om brieven mee te typen en mail te verzenden. Maar wie even kort de tijd neemt voor de ongekende mogelijkheden van deze bundel van krachtige software, krijgt die genomen tijd snel weer dubbel en dwars terug betaald.

Werken met stijlen in MS Word

Soms heb je tijdens het typen het idee dat MS Word zelf met opmaak van de tekst aan de haal gaat. Wat er in werkelijkheid aan de hand is, is dat MS Word voor jou het instellen van de opmaak gemakkelijker wil maken.

Waarom dan niet even kort verdiepen in deze materie om hiervan later gebruik te kunnen maken?

In de werkbalk opmaak staat links een knop met twee A-tjes. Als je daarop klikt krijg je rechts in je scherm alle stijlen die er voor het huidige document zijn gevonden. Tik eens een stukje tekst en klik daarna op één van de stijlen en kijk zelf wat er gebeurt.

Zo kan je snel en makkelijk een document van een stijl voorzien. Wil je alle stukken tekst met dezelfde stijl in één keer veranderen, klik dan met de rechtermuisknop op de stijlregel en kies voor wijzigen. In het scherm dat dan volgt staat linksonder een keuzeknop waarin alle onderdelen van de stijl gewijzigd kunnen worden.

Snel navigeren met toetsencombinaties

Als je vaak een repeterende handeling moet uitvoeren, kan het sneller werken als je de opdracht geeft met toetscombinaties. In de menubalk staat onder ieder woord een letter met een streepje.

Zodra je de ALT toets ingedrukt houdt in combinatie met die letter, zal dat menu openen. Tik daar de letter in van het woord uit dat menu, en je opdracht wordt uitgevoerd. Dat werkt een stuk sneller!

Excel of Access gegevens koppelen aan een Word document

Niet alleen om brieven te koppelen aan een adreslijst is de functie Mailmerge, ofwel samenvoegen handig. Maar ook voor het printen van lijsten met namen, of andere gegevens die nu worden opgeslagen in MS Excel of in MS Word.

Maak in MS Word een standaarddocument aan en koppel deze door de functie Adruk Samenvoegen met MS Excel of met MS Access. Daarnaast is het vanuit MS Excel of MS Access ook prima mogelijk om via Visual Basic Word automatisch te laten starten en deze koppeling automatisch te leggen.

Eenvoudig een nieuwsbrief verzenden

Zolang het aantal geadresseerden niet te groot is, is het prima mogelijk om een rij e-mailadressen uit MS Excel te kopiëren naar het BCC vak van een mailbericht in MS Outlook.

Nadeel is dan wel dat het lastig is te achterhalen wie de mail heeft gehad. Het is met een niet al te ingewikkelde programeeropdracht vanuit MS Access of MS Excel heel eenvoudig om per geadresseerde een apart mailbericht te verzenden en op te slaan in MS Outlook.

Florijn Business Solutions is gespecialiseerd in het ontwikkelen van tijdbesparende routines in en tussen MS Offices applicaties.

7 thoughts on “4 gouden TIPS om veel meer uit MS Office te halen.

    • Nou je hebt gedeeltelijk gelijk! Apple komt steeds meer in beeld, maar voor administratieve verwerkingen is Windows toch echt marktleider. Wij kennen en werken voor veel Apple users die met bijvoorbeeld VMWare prima kunnen werken met MS Access op een Mac. Dus overstappen is eenvoudig te realiseren met behoud van MS Access.
      MS Access wordt juist vaak ingezet om krachtig en betrouwbaar complexe berekeningen op eenvoudige en snelle wijze te kunnen uitvoeren. Waarbij het ook nog eens zo is dat je die verwerkingen van data makkelijk kunt laten herhalen door een databaseomgeving. MS Access kent een zeer lage COO tegen een hoog rendement. En vaak op verbluffend korte termijn.

  • Leuk artikel. Ik vind wel dat Office 2007 met de nieuwe/andere interface voor veel verwarring heeft gezorgd. Ik kon als het ware weer helemaal opnieuw beginnen.

    • Marco,

      Waarmee kon je dan opnieuw beginnen? Databases die gemaakt zijn in 2003 kan je probleem openen in 2007. Waar wij op dit moment wel assistentie bij verlenen is de conversie van MS Access naar 2010. Inderdaad is van MS Access 2003 naar 2010 de lay out nogal grondig op de schop gegaan waar voor- en tegenstanders van zijn, maar dat je opnieuw moest beginnen maakt me wel nieuwsgierig…

  • Misschien ben ik niet helemaal duidelijk. Ik bedoel Office 2007 en de rare interface met icoontjes bovenin waardoor ik weer opnieuw kon beginnen. Om een voorbeeld te geven: tabellen maken in Word gaat in 2007 heel anders dan in de vorige versie.

    • Ja daar kan ik je alleen maar gelijk in geven. Ik werk zelf ook nog steeds het liefst in versie 2003 en zie dat ook bij veel klanten van me. Vaak wordt er pas een upgrade uitgevoerd naar een hogere office versie als ook de hardware wordt gewisseld. En niet alle bedrijven wisselen met dezelfde snelheid hun hardware als Microsoft met office versies uitkomt. 😉

      Wij besteden er trouwens standaard aandacht aan bij onze MS Access trainingen die we geven aan bedrijven. De nieuwe layout biedt uiteindelijk meer mogelijkheden die je op het eerste gezicht niet ziet.

      Ik wen er toch wel snel aan. Ik werk op m’n Mac wel met Office 2007 en nadat ik even moest zoeken, ben ik er nu toch wel snel handig in geworden. Daarnaast bieden de helpfiles goede ondersteuning bij het zoeken waar oude functies zijn gebleven.

  • Office 2011 werkt op de Mac echt werelds. Jammer dat daar geen Access bij zit. Maar op mijn Mac heb ik ook Windows draaien onder VMWare en daar draai ik Office 2010 op. Werkt een stuk prettiger dan de 2007 versie op de pc. Iedereen aan de Apple! 🙂 En iedereen aan een mooie Access database die aansluit op Apple databases en programma’s.

Write a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Recente blogberichten


WhatsApp Ons whatsapp