De Office programma’s van Microsoft zijn na vele jaren nog steeds dé standaard in apps voor zowel particuliere als zakelijke toepassingen. Wie heeft er niet ooit met MS Word een tekst gemaakt, een lijst met MS Access of een presentatie met MS Powerpoint? Hoewel het MS Office pakket een stoffig imago heeft vervult het nog steeds een belangrijke functie, en MS Excel is nog steeds hét programma om berekeningen te maken.
Add-Ins geven MS Excel een flinke boost
Je bent in MS Excel niet beperkt tot de standaard cellen en formules, je kunt ook add-ins gebruiken, dat zijn kleine programma’s die taken automatiseren en jouw MS Excel een flinke boost geven. Daarmee wordt MS Excel een belangrijk en nuttig gereedschap voor BI (Business Intelligence) toepassingen. Hoe werkt Power BI en is MS Excel de beste oplossing voor deze taken?
MS Office van de concurrenten
De laatste jaren zijn er steeds meer MS Office programma’s uitgebracht die de meeste programma’s en taken van de Microsoft suite trachten te kopiëren. Denk hierbij aan Open Office en Libre Office, twee populaire Open Source pakketten die elk programma van MS Office tot in detail hebben nagebootst. Helaas is er altijd wel een kleine functie die ontbreekt, een knop die ergens anders zit of een conversieslag die niet helemaal juist wordt uitgevoerd.
Er is ook een grote push naar online administratieve software, met Google voorop. Bij Google Docs Drive en andere programma’s worden alle bewerkingen in de Cloud gemaakt. Je kunt zelfs samenwerken, revisies bijhouden en nog veel meer. Alles wordt online bewerkt en opgeslagen. De koppeling met internet is belangrijk en mag zeker niet onderschat worden. Anderzijds is het ook belangrijk een offline boekhoudpakket te bezitten, en de bestanden en documenten te archiveren. Office 2019 heeft daarin de laatste jaren grote stappen gemaakt. Ze bieden programma’s aan die offline werken en automatisch synchroniseren met de Cloud. Zo is jouw data overal bereikbaar. Je kunt Office 365 ook online gebruiken.
Microsoft Excel Power BI voor Business Analytics
Microsoft heeft fikse klappen moeten verduren, de veiligheid van MS Excel staat regelmatig ter discussie. In de meeste gevallen is dit een kwestie van de gebruiker die onzorgvuldig met de data omgaat, niet de software. Bij Business Intelligence is het van groot belang dat je zorgvuldig omgaat met data, alle schakels in de informatie ketting moeten even sterk zijn.
Microsoft Excel Power BI maakt grondige analyses mogelijk binnen MS Excel. Er zijn op zichzelf staande softwarepakketten die specifiek gemaakt zijn voor BI doeleinden, maar die integreren niet altijd naadloos met bestaande (Office) pakketten. Met Power BI voor Excel heeft Microsoft een volledig transparante manier gecreëerd om analyses uit te voeren en statistieken te verwerken voor de zakelijke markt. Is Power BI de beste oplossing? Dat hangt ervan af waar je de prioriteiten legt. Er zijn losse pakketten met meer functionaliteit, maar je zult op een gegeven moment die data moet exporteren en publiceren. Microsoft biedt een oplossing die geïntegreerd is in de bestaande programma’s waarmee je tijd zult besparen.
MS Excel voor BI vergt minder training
Om personeel op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen in Business Intelligence zijn periodieke trainingen noodzakelijk. De wereld van statistische analyse ontwikkelt zich snel, internet gebruik door consumenten en ondernemingen evolueert in hoog tempo. Daarnaast moet je rekening houden met de “emerging markets”, een paar miljard mensen in voormalig tweede- en derdewereldlanden die sterk in opkomst zijn. Als je al deze data moet verwerken en begrijpen zit je niet te wachten op een aanvullende cursus om een softwarepakket te gebruiken.
Microsoft Excel is een standaardpakket met een uniforme werkwijze. Door Power BI in te “prikken” zet je als het ware een turbomotor in een auto, maar het stuurt en schakelt als voorheen. Fragmentatie is ook geen probleem omdat iedereen overweg kan met MS Office, nieuwe mensen trainen gaat veel sneller.
Power BI Workflow
Als je gaat werken met Microsoft Excel Power BI start je in de desktopsoftware of een van de ruim 50 apps die Power BI ondersteunen. Deze data wordt doorgestuurd naar de centrale server waar de informatie van de hele organisatie wordt opgeslagen. Vanuit de centrale server kan de output vervolgens worden verzonden naar de ontvanger. Dat kan intern zijn voor bepaalde personeelsleden en afdelingen, of extern naar klanten en afnemers. De data is wereldwijd beschikbaar via de Cloud en op vrijwel elk apparaat in te lezen. Via de centrale server wordt bepaald wie toegang heeft tot welke informatie.
Moet je Excel Power BI gebruiken in jouw organisatie?
Microsoft Office is een typisch voorbeeld van “overal goed in, maar nergens de beste”, dat was zo en zal waarschijnlijk altijd zo blijven. Maar het brede scala aan programma’s en functionaliteiten maakt de Office Suite nog steeds een serieuze speler. Daar komt bij dat iedereen overweg kan met de programma’s en het mag genoemd worden; Microsoft is na jaren van onovertroffen arrogantie de laatste jaren in hoog tempo aan het bewijzen dat ze wel degelijk verstand van zaken hebben. Ze vechten weer om de gunst van de gebruikers, en daar kun je als ondernemer van profiteren!