Access en Access-runtime: een perfect koppel en nog voordelig ook!

Een van de grootste misvattingen over Microsoft Access is dat het duur is en te ingewikkeld voor de gebruiker. In veel organisaties wordt al langer niet gekozen voor aanschaf van het volledige Microsoft-office pakket, waardoor MS Access niet meer standaard op elke pc geïnstalleerd staat. Een misvatting is dat iedere gebruiker een volledige versie van MS Access op de computer moet hebben geïnstalleerd als er gebruik wordt gemaakt van een applicatie die in MS Access is ontwikkeld.

Niets is minder waar. De policy om geen volledig pakket aan te schaffen kan ik volledig ondersteunen. MS Access voor iedere gebruiker is inderdaad overbodig.

Microsoft ontwikkelde een runtime versie van het originele programma, waarmee je volledig uit de voeten kunnen met een in MS Access ontwikkelde applicatie zonder de installatie van MS Office. Het programma is gratis te downloaden en kan op elke ‘gebruikermachine’ kosteloos geïnstalleerd worden. Alleen de ontwikkelaar of beheerder heeft behoefte aan alle MS Access-mogelijkheden en dan is één betaalde installatie van het complete pakket vaak voldoende.

Als er in jullie organisatie een multi-user MS Access toepassing is gebouwd, is het eigenlijk alleen noodzakelijk de volledige versie voor de beheerder of de ontwikkelaar te kopen. Er kan veel geld worden bespaard door aan de gebruikers alleen de runtime versie beschikbaar te stellen. De laatste volledige Access-versie kost al snel ruim € 125,- en dan kun je eenvoudigweg uitrekenen hoeveel jouw organisatie zich aan licentiekosten kan besparen.

Maar Runtime heeft ook andere voordelen. De eindgebruikers hebben namelijk beperktere rechten dan de beheerder of de ontwikkelaar. Twee van de beperkingen die van cruciaal belang zijn:

• De gebruikers hebben geen toegang tot de broncode. Alleen dit al zou een reden moeten zijn om voor deze doelgroep over te gaan naar een Runtime-versie.
• Evenmin zullen ze toegang hebben tot de database, macro’s en ontwerp weergaven. De gegevens zullen alleen inzichtelijk en toegankelijk zijn via de formulieren, de queries of de overzichten die door de programmeur zijn ontwikkeld. Dat maakt natuurlijk het beheer van de database ook aanmerkelijk eenvoudiger. Men krijgt alleen wijzigingsrechten op de gegevens en alleen toegang tot die gegevens die door de programmeur zijn toegestaan.

Zelfs als in jouw organisatie maar een beperkt aantal medewerkers van de MS Access-toepassing gebruik maakt, kun je om deze beide redenen overwegen Access-runtime in plaats van de volledige versie te installeren.

Een Runtime-versie maken van een Access-applicatie.

Als de volgende punten in overweging worden genomen bij het maken van een runtime versie, is het verder een eenvoudige zaak.

1. Voor een effectief gebruik is het belangrijk de toepassing te splitsen in een front- en backend versie. De backend bevat de primaire gegevens opgeslagen in tabellen. Bijvoorbeeld in een Access-database of door de tabellen te koppelen aan een MS SQL of Oracle-server. Door het opslaan van gegevens in een back-end bestand wordt het ook mogelijk om verschillende front-end toepassingen aan dezelfde gegevensbron te koppelen. Dus Access en een webapplicatie combineren waardoor ze van dezelfde data gebruik maken.

2. De Front-end (de runtime-versie, het programma zelf) bevat dus geen gegevens, maar alleen de toegestane formulieren, rapporten en queries voor de eind-gebruikers.

3. De Front-end is gekoppeld aan de gegevens in de Back-End. Wil je weten hoe je een database in een Front- en Backend splitst? Dit kun je lezen in het artikel op de ondersteuningspagina van Microsoft of bel ons, ons team regelt het in no-time voor je!

4. Ik raad aan de ‘Vertrouwde locaties’ aan te passen. Vertrouwde locaties worden toegewezen aan een Access-bestand om ervoor te zorgen dat het alleen kan worden geopend vanaf specifieke bestandsstations. Het helpt je runtime-bestand te beschermen tegen sabotagepogingen. Het kopiëren van een bestand in een volledige versie van Access wordt daarmee aanmerkelijk moeilijker gemaakt. Als je hier meer van wilt weten, verwijs ik je naar deze link van Microsoft.

5. Zodra je een gesplitste database hebt en de vertrouwde locatie(s) naar het bestand hebt ingesteld, ben je zover om de runtime-versie voor eindgebruikers te creëren. Dit proces bestaat uit drie stappen. De eerste en belangrijkste stap is ervoor te zorgen dat je een kopie van de database in een .accdb versie beschikbaar hebt. Dit is nodig om een ‘ontwikkel’-kopie aan te houden in het geval dat je later wijzigingen wilt aanbrengen. De front-end zal namelijk in een .accde indeling worden gecompileerd, waardoor je jouw oorspronkelijke versleuteld hebt. Deze actie zal al je VBA-code beschermen. De instructies voor de conversie naar een .accde formaat, staan beschreven in de Microsoft-pagina met deze link.
    
6. 
   

   Foutcode: In een ACCDE-, MDE- of ADE – database kunt u geen formulieren, rapporten, pagina’s of modules importeren, exporteren, maken of een andere naam geven.

6. De volgende stap is de gecompileerde .accde versie om te zetten naar een eigen runtime-versie. Dit doe je heel eenvoudig door de extensie te wijzigen in .accdr. Ik adviseer om hier een kopie van te maken, maar dit is strikt gezegd niet noodzakelijk.

7. Tenslotte ben je klaar om deze versie naar een gedeelde netwerkmap binnen jouw organisatie uit te rollen. Uiteraard zul je, zoals ik hierboven aangaf, een exemplaar van Access-runtime op de gebruikersmachines geïnstalleerd moeten hebben.

Bij het eerste punt wil ik nog benadrukken dat we Access vooral ook kunnen gebruiken voor grote systemen die over het algemeen met een SQL-server of een Oracle database zijn gekoppeld. De koppeling kan via een ODBC-verbinding worden gelegd.

FLORIJN past de werkwijze van front- en backend met MS Access vrijwel altijd toe. Mocht je na het lezen van dit artikel geïnspireerd zijn een MS Access-database op deze wijze in te zetten of aan te passen, maar je vertrouwt jezelf nog onvoldoende om het grootschaliger aan te pakken of je eigen technische kennis, neem dan contact met ons op. Wij adviseren je graag en migreren- of plaatsen een op jouw wensen ontwikkelde Access database in jouw organisatie.