Het klinkt saai en oubollig, kantoorautomatisering. En als iets waar je grootmoeder zich nog mee bezighield. Maar slim bedacht en goed uitgevoerd is het nog steeds goud waard. En hipper dan ooit. Wij leggen je uit hoe je het kan inzetten en waar je op moet letten.

1. Vind de plek waar het schuurt

Bij ieder bedrijf zitten er bottlenecks in de processen. Bijvoorbeeld de plekken waar veel handmatig en terugkerende werkzaamheden zich opstapelen. Voorbeelden hiervan zijn: kilometeradministratie, factuurafhandeling, orderregistratie. Maar ook punten in een productieproces, waarbij onderdelen op tijd besteld moeten worden, temperatuur geregeld  of halffabrikaten geveild. Vervelende zaak natuurlijk, maar het mooie ervan is, is dat je met automatiseringssoftware heel veel kunt oplossen. 

Bekijk het hele proces en bekijk het goed. Denk niet: dit is zo’n klein klusje, het heeft geen zin om dat te automatiseren. Want de praktijk heeft uitgewezen dat soms het verbeteren van het kleinste deeltje van het proces voldoende kan zijn om de concurrentie te slim af te zijn. Maar daarover een andere keer meer. Zoek naar pijnpunten. Plekken waar iedereen over klaagt, waar het vastloopt, waar iedere keer weer problemen optreden. Die zeurende, etterende knooppunten, daar ben je naar op zoek. En als je die gevonden hebt, dan haal je er een techneut bij, een software-engineer, waarmee je samen gaat kijken hoe je het strak kunt trekken. Hoe je die database weer georganiseerd krijgt, hoe cruciale informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt.

En als dat bedacht en gebouwd is, volgt de rest vanzelf. Kan jij achterover leunen en genieten van wat je ziet. Namelijk niets. Geen gefrustreerde medewerkers, boze klanten, producten met een fout. Alleen rust en vooruitgang. Heaven.

2. Minder fouten

Want automatisering zorgt er onherroepelijk voor dat er minder fouten gemaakt worden. Daar waar mensen aan het roer staan, gaan er dingen mis. Niet per definitie natuurlijk, maar de kans is groter dat een medewerker onoplettend is of iets vergeet dan dat software dat doet.

3. Minder kosten

En fouten kosten geld. Zo simpel is het. En dan hebben we het nog niet eens alleen over euro’s. Want fouten leiden ook tot frustraties. Het maakt het werk minder leuk, wat betekent dat medewerkers sneller ontevreden zijn en klanten minder gelukkig met jouw product of service, kortom gedoe. En gedoe kost geld. Als alles vlekkeloos verloopt, kan iedereen zich richten op dat wat echt belangrijk voor hem of haar is en wat het werk serieus leuk maakt. En dat levert veel meer op, in allerlei opzichten.

4. Beter bedrijfsresultaat

En dit alles kan niet anders dan uitmonden in een beter resultaat. Wat dat dan ook moge zijn voor jou: meer (tevreden) klanten, ontwikkelen van nieuwe producten, verduurzaming of gewoon meer winst. 

En dat allemaal omdat je eindelijk dat “steentje uit je schoen” gehaald hebt.