“Is MS Office wel AVG-veilig genoeg voor bescherming van onze gegevens? En voldoet de software aan de voorwaarden die de wet daaraan stelt? Wij krijgen deze vraag regelmatig van onze klanten. Tijd voor een toelichting. Om maar met de deur in huis te vallen, MS Office is prima in staat om te voldoen aan de eisen die de wet AVG stelt een veilige verwerking van data. Maar daar moet wel wat voor gedaan worden. Want eventuele gevolgen n.a.v. de wet AVG kunnen zijn dat u bijvoorbeeld een boete krijgt als u er niet aan voldoet.”
AVG-veilige dataopslag in MS Access?
MS Access wordt vaak ingezet om snel tooling te ontwikkelen. In een Access database zit het programma waar je mee werkt, maar in dat zelfde bestand zitten ook de gegevens waar u nu extra veilig om mee om dient te gaan. Zo’n database is makkelijk te kopiëren waarmee de data in een simpele mail in vreemde handen kan vallen. En dat willen we niet. Maar er is een eenvoudige oplossing.
MS Access is gebouwd om makkelijk samen te werken met de professionele server software MS SQL-Server. Daarin wordt uw kostbare data veilig opgeslagen en uw gebruikers in MS Access kunnen alleen met de data werken waar u ze toestemming voor geeft. Met een kleine investering creëert u zo de benodigde veiligheid. Onze professionals klaren deze klus graag voor u.
AVG-veilig werken met MS Excel?
Excel is in de basis ontworpen om financiële gegevens (cijfers) te verwerken. Als deze bestanden in veilige serveromgevingen staan is er niks aan de hand. Temeer omdat de wet AVG gaat over bescherming persoonsgegevens en als die er niet in staan, gaat de wet AVG aan deze bestanden voorbij.
Soms wordt MS Excel ook gebruikt voor persoonsgegevens. En dat is tricky, omdat die data niet veilig zijn in een bestandje ergens op een harde schijf van een PC of server. MS Excel kan, net als MS Access, eenvoudig worden aangesloten op een veilige MS SQL Server die alleen data beschikbaar stelt als de gebruiker is gevalideerd. Daarvoor maken we een koppeling met deze professionele serveromgeving die op verzoek van de MS Excel gebruiker data ververst tussen server en Excel-bestand.
Conclusie
Het werken met MS Office, en dan met name Excel en Access kan helemaal AVG veilig zijn. Alleen dienen er wel misschien (kleine) maatregelen getroffen te worden. Wij kunnen die makkelijk voor u realiseren waarmee eventuele grotere investeringen voor bijvoorbeeld nieuwe software uitgesteld kunnen worden.
Meer informatie over de gevolgen van de AVG wetgeving? Neem dan nu contact op met één van onze specialisten.
