Veel mensen en bedrijven kennen MS Office alleen maar als een pakket om brieven mee te typen en mail te verzenden. Maar wie even kort de tijd neemt voor de ongekende mogelijkheden van deze bundel van krachtige software, krijgt die genomen tijd snel weer dubbel en dwars terug betaald.
1. Werken met stijlen in MS Word
Soms heb je tijdens het typen het idee dat MS Word zelf met opmaak van de tekst aan de haal gaat. Wat er in werkelijkheid aan de hand is, is dat MS Word voor jou het instellen van de opmaak gemakkelijker wil maken.
Waarom dan niet even kort verdiepen in deze materie om hiervan later gebruik te kunnen maken?
In de werkbalk opmaak staat links een knop met twee A-tjes. Als je daarop klikt krijg je rechts in je scherm alle stijlen die er voor het huidige document zijn gevonden. Tik eens een stukje tekst en klik daarna op één van de stijlen en kijk zelf wat er gebeurt.
Zo kan je snel en makkelijk een document van een stijl voorzien. Wil je alle stukken tekst met dezelfde stijl in één keer veranderen, klik dan met de rechtermuisknop op de stijlregel en kies voor wijzigen. In het scherm dat dan volgt staat linksonder een keuzeknop waarin alle onderdelen van de stijl gewijzigd kunnen worden.
2. Snel navigeren met toetsencombinaties
Als je vaak een repeterende handeling moet uitvoeren, kan het sneller werken als je de opdracht geeft met toetscombinaties. In de menubalk staat onder ieder woord een letter met een streepje.
Zodra je de ALT toets ingedrukt houdt in combinatie met die letter, zal dat menu openen. Tik daar de letter in van het woord uit dat menu, en je opdracht wordt uitgevoerd. Dat werkt een stuk sneller!
3. Excel of Access gegevens koppelen aan een Word document
Niet alleen om brieven te koppelen aan een adreslijst is de functie Mailmerge, ofwel samenvoegen handig. Maar ook voor het printen van lijsten met namen, of andere gegevens die nu worden opgeslagen in MS Excel of in MS Word.
Maak in MS Word een standaarddocument aan en koppel deze door de functie Adruk Samenvoegen met MS Excel of met MS Access. Daarnaast is het vanuit MS Excel of MS Access ook prima mogelijk om via Visual Basic Word automatisch te laten starten en deze koppeling automatisch te leggen.
4. Eenvoudig een nieuwsbrief verzenden
Zolang het aantal geadresseerden niet te groot is, is het prima mogelijk om een rij e-mailadressen uit MS Excel te kopiëren naar het BCC vak van een mailbericht in MS Outlook.
Nadeel is dan wel dat het lastig is te achterhalen wie de mail heeft gehad. Het is met een niet al te ingewikkelde programeeropdracht vanuit MS Access of MS Excel heel eenvoudig om per geadresseerde een apart mailbericht te verzenden en op te slaan in MS Outlook.
