Volgens Gartner mislukt de implementatie van BI-projecten bij 70% van de bedrijven. De belangrijkste redenen? Geen doel, slechte communicatie en geen commitment.
Doel
Het is van belang te weten waarom gestart wordt met de implementatie van Power BI. Wat is de toegevoegde waarde voor de business? Verbetering van de datakwaliteit kan een belangrijke drijfveer zijn, hierdoor kunnen uiteindelijk misschien betere conclusies worden getrokken uit de data. Of kan het management straks sneller beslissingen nemen omdat de data automatisch elke maand op de 3e werkdag beschikbaar komt? En wat is de definitie van succes, wanneer is de implementatie geslaagd? Wanneer het doel en de acceptatiecriteria duidelijk zijn weet u ook wanneer de implementatie succesvol is.
Communicatie
Het is belangrijk dat zowel de business als IT wordt betrokken. Er moet worden nagedacht over hoe de business Power BI gaat gebruiken, welke vragen ze ermee willen beantwoorden en hoe ze de informatie willen presenteren.
Business en IT hebben daarnaast allebei uiteenlopende doelen. Zo vinden business managers gebruiksgemak, snelheid en duurzaamheid van de oplossing belangrijk. IT managers daarentegen vinden security, gemak van integratie en compliance belangrijker. Deze doelen moeten op elkaar worden afgestemd door al bij de start de juiste vragen te stellen aan beide partijen.
Commitment
Een duidelijke succesfactor voor het implementeren van Power BI is top-down buy-in. Alle betrokkenen, van management tot IT tot de eindgebruikers, moeten worden aangehaakt tijdens de implementatie. Waar management zorgt voor de financiën; IT voor de infrastructuur, hardware en software; moeten de eindgebruikers de juiste kennis en een gebruiksvriendelijke user interface tot hun beschikking hebben.
Adoptieproces
Deze 3 ingrediënten zijn echter nog geen garantie voor succes. Daarnaast is een goede begeleiding tijdens het adoptieproces van Power BI van belang. De volgende fasen zijn hierin te onderkennen:
- Creëren van bewustzijn
- Creëren van begrip
- Enablement
- Adoptie
Bewustzijn
De eerste fase in het adoptieproces is bewustzijn creëren en de waarde van Power BI bewijzen. Dit kan door het uitvoeren van een Proof of Concept. Hierbij is een klein afgebakend project gedefinieerd, met een duidelijk haalbaar doel, een toegevoegde waarde voor de business, gefinancierd door het management.
Het is belangrijk niet een bestaand Excel rapport te gebruiken en om te bouwen naar Power BI. Kies liever voor een quick win: iets dat hiervoor of heel tijdrovend of niet mogelijk was maar wel duidelijk waarde toevoegt. Enkele voorbeelden: samenvoegen van verschillende datasets, combineren van eigen data met externe data, relationeel datamodel in plaats van platte tabellen met VLOOKUP‘s.
Gebruik hierbij alleen nog Power BI Desktop, dit is gratis te gebruiken en vergt geen aanpassingen aan de infrastructuur. Trainingen kunnen in deze fase eenvoudig online gevonden worden omdat nog slechts enkele gebruikers de kennis nodig hebben. In de volgende fasen kan dan een professionelere Power BI organisatie worden neergezet.
Begrip
Wanneer er bewustzijn is en de toegevoegde waarde van Power BI duidelijk is, is het tijd voor een professionelere aanpak. Zo moet duidelijk worden welke verantwoordelijkheden waar in de organisatie komen te liggen.
Wie zorgt voor:
- consistente rapporten in de organisatie
- security standaarden
- naamgeving standaarden
- beheer van de Enterprise Gateway voor het ontsluiten van data
- best practices voor het delen van rapporten
Voor IT ligt de uitdaging om de infrastructuur voor te bereiden op de komende veranderingen. Maar ook governance moet in deze fase worden opgepakt: bepaal de eigenaren van de data (hint: deze liggen altijd in de business, niet bij IT) en betrek alle stakeholders: executive management, business owners, BI pro’s en kerngebruikers.
Enablement
In de volgende fase bij de uitrol van Power BI spelen zaken als sponsorship, training en support een belangrijke rol.
Power BI is een moderne tool die een moderne agile aanpakt vergt. Daarbij zijn zgn. Power BI Champions in de organisatie van cruciaal belang. Zij zijn als het ware de sponsors van Power BI: ze enthousiasmeren andere gebruikers, delen best practices en dragen kennis over in het kader van train de trainer.
De beheerorganisatie moet zorgen voor één landingspagina voor support van Power BI. Hierop bevinden zich bijvoorbeeld communities waar gebruikers kennis kunnen delen, een wiki met Frequently Asked Questions en een focus groep die kennissessies organiseert.
Adoptie
Wanneer de eerste implementaties achter de rug zijn is het belangrijk te blijven meten hoe de adoptie van Power BI verloopt. Dit kan door middel van enquêtes of interviews, maar ook door het monitoren van gebruiksstatistieken van de rapportages. Deze statistieken zijn o.a. beschikbaar in de Power BI Admin portal en in de Power BI audit logs. Ook het aantal bijgewoonde trainingen kan een graadmeter zijn.
Enabler
Wanneer het adoptieproces met succes wordt doorlopen is Power BI een zeer krachtige tool. Power BI kan niet alleen verbluffende visualisaties maken, het is ook een enabler voor:
- elimineren van handmatige handelingen
- implementeren van een data-gedreven cultuur
- end-to-end Self-service BI
- minder fouten en verbeteren datakwaliteit
- strategische, tactische en operationele rapportages in één tool
- integrale rapportage door koppeling van verschillende bronnen
In onze volgende blogs zullen deze punten één voor één verder uitgediept worden.
Klinken bovenstaande problemen herkenbaar? Florijn Business Solutions heeft de expertise om uw Power BI implementatie tot een succes te maken. Wilt u weten hoe u Power BI kunt inzetten voor uw bedrijf neem dan contact met ons op.
