Toepassingen van MS Access
Behalve het gebruik van een eigen database-opslagbestand, kan MS Access ook worden gebruikt als de ‘front-end’ van een programma terwijl andere producten fungeren als ‘back-end’ tabellen, zoals Microsoft SQL Server en niet van Microsoft afkomstige producten zoals Oracle en Sybase. Er kunnen meerdere back-end bronnen worden gebruikt door een MS Access Jet Database (ACCDB- en MDB-formaten). En ook zullen sommige toepassingen zoals Visual Basic, ASP.NET, of Visual Studio .NET het Microsoft Access-database-formaat kunnen gebruiken voor hun tabellen en zoekopdrachten. Microsoft Access kan ook deel uitmaken van een meer complexe oplossing, waarbij het geïntegreerd kan worden met andere technologieën, zoals Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint en ActiveX-besturingselementen.
Access-tabellen ondersteunen een aantal standaard veldtypen, indices, en referentiële integriteit, waaronder het trapsgewijs bijwerken en verwijderen. Access bevat ook een queryinterface, formulieren voor het weergeven en invoeren van gegevens, en afdrukken van rapporten. De onderliggende Jet-database, die deze objecten bevat, is multi-user en zorgt voor het vergrendelen van records.
Herhaalde taken kunnen worden geautomatiseerd door middel van macro’s met wijs-en-klik opties. Het is ook gemakkelijk om een database op een netwerk te plaatsen en met meerdere gebruikers te delen en gegevens te updaten zonder elkaars werk te overschrijven. Data wordt op recordniveau vergrendeld, wat nogal afwijkt van Excel die het gehele spreadsheet vergrendelt.
Er zijn template-databases beschikbaar binnen het programma en te downloaden vanaf de website van Microsoft. Deze opties zijn bij het opstarten van Access beschikbaar en kunnen een database van gebruikers uitbreiden met vooraf gedefinieerde tabellen, zoekopdrachten, formulieren, rapporten en macro’s. Database templates ondersteunen VBA-code, maar de templates van Microsoft bevatten geen VBA-code.
Programmeurs kunnen VBA gebruiken om oplossingen te creëren die vergelijkbaar zijn met Visual Basic 6.0 (VB6) en gebruikt kunnen worden in Microsoft Office-programma’s zoals Excel, Word, Outlook en PowerPoint. De meeste VB6-code, waaronder het gebruik van Windows API-calls, kan in VBA worden gebruikt. Ervaren gebruikers en ontwikkelaars kunnen elementaire oplossingen voor eindgebruikers uitbreiden naar een professionele oplossing met geavanceerde automatisering, gegevensvalidatie, foutopsporing, en ondersteuning voor meerdere gebruikers.
Het aantal gelijktijdige gebruikers dat kan worden ondersteund is afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, de taak die wordt uitgevoerd, het gebruiksniveau en het ontwerp van de toepassing. Algemeen geaccepteerde grenzen zijn oplossingen met 1 GB of minder aan data (Access ondersteunt tot 2 GB) en het presteert prima met 100 of minder gelijktijdige verbindingen (er worden 255 gelijktijdige gebruikers ondersteund). Deze capaciteit past vaak goed bij oplossingen voor een afdeling. Bij gebruik van een Access-database-oplossing in een scenario voor meerdere gebruikers, moet de toepassing “gesplitst” kunnen worden. Dit betekent dat de tabellen zich in een bestand bevinden dat de backend wordt genoemd (meestal opgeslagen in een gedeelde netwerkmap) en de applicatiecomponenten (formulieren, rapporten, query’s, code, macro’s, gekoppelde tabellen) in een ander bestand, dat de frontend wordt genoemd. De gekoppelde tabellen in front-end verwijzen naar het bestand in de backend. Elke gebruiker van de Access-toepassing zou dan zijn of haar eigen kopie van het frontend-bestand krijgen.
Toepassingen die complexe zoekopdrachten en analyses uitvoeren over grote datasets zullen uiteraard meer bandbreedte en geheugen vereisen. Microsoft Access is ontworpen om op te schalen teneinde meer gegevens en gebruikers te ondersteunen door naar meerdere Access-databases te linken of een backend-database zoals Microsoft SQL Server te gebruiken. Met dit laatste ontwerp kan de hoeveelheid gegevens en het aantal gebruikers opschalen naar oplossingen op bedrijfsniveau.
De rol van Microsoft Access in het ontwerpen van websites was voorafgaand aan versie 2010 beperkt. Mogelijkheden van de gebruikersinterface van Access, zoals formulieren en rapporten, werken alleen in Windows. In versie 2000 tot en met 2003 maakte een soort Access-object met de naam Data Access Pages kant-en-klare webpagina’s. Data Access Pages wordt niet meer ondersteund. De Microsoft Jet Database Engine, de eigenlijke kern van MS Access, kan worden aangesproken via technologieën zoals ODBC of OLE DB. De gegevens (dat wil zeggen tabellen en zoekopdrachten) kunnen worden benaderd via webgebaseerde applicaties die in ASP.NET, PHP of Java zijn ontwikkeld. Door het gebruik van Microsoft Terminal Services en Remote Desktop Application in Windows Server 2008 R2, kunnen organisaties toegang tot applicaties hosten, zodat ze via het web kunnen worden uitgevoerd. Deze techniek schaalt niet op dezelfde manier als een webtoepassing, maar is wel geschikt voor een beperkt aantal gebruikers, afhankelijk van de configuratie van de host.
Access 2010 maakt het mogelijk om databases beschikbaar te maken in SharePoint 2010 websites die Access Services draaien. Deze webgebaseerde formulieren en rapporten functioneren in elke moderne webbrowser. De resulterende webformulieren en -rapporten hebben, indien geopend via een web browser, geen invoegtoepassing of extensie (zoals ActiveX of Silverlight) nodig.
Access 2013 kan webtoepassingen rechtstreeks in SharePoint 2013 websites aanmaken wanneer deze Access Services draaien. Access 2013 weboplossingen slaan hun gegevens op in een onderliggende SQL Server-database die veel beter schaalbaar en robuuster is dan de Access 2010-versie, welke SharePoint lijsten gebruikt om zijn gegevens op te slaan.
Een gecompileerde versie van een Access-database (Bestandsextensies: MDE/ACCDE of .ADE; ACCDE werkt alleen met Access 2007 of later) kan worden aangemaakt om te voorkomen dat de gebruiker toegang krijgt tot ontwerpoppervlakken en modulecode, en op die manier formulieren en rapporten kan wijzigen. Een MDE of ADE-bestand is een Microsoft Access-databasebestand waarvan alle modules zijn gecompileerd en alle bewerkbare broncode verwijderd. Zowel de .MDE als .ADE versies van een Access-database worden gebruikt wanneer aanpassingen door de eindgebruiker niet zijn toegestaan of wanneer de broncode van de toepassing vertrouwelijk moet blijven.
Microsoft biedt ter download ook ontwikkelaarsextensies aan om te helpen Access 2007-toepassingen te verspreiden, databasetemplates te maken, en broncodebeheer te integreren met Microsoft Visual SourceSafe.